Mødelokaler

Brug af mødelokaler på og omkring rådhuset.


Mødelokaler

Mødelokaler

På rådhuset og i nær tilknytning til rådhuset har vi følgende ni mødelokaler, som kan benyttes af alle forvaltninger til mødevirksomhed. Mødelokalerne er forbeholdt forvaltninger og afdelinger, der har tilknytning til rådhuset.

  • A-10 i A-huset (8 personer)
  • A-16 i A-huset (12 personer)
  • 401 i blok B, stuen (6 personer)
  • 405 i blok B, stuen (10 personer)
  • 506 i blok B, 1. sal (8 personer)
  • 513 i blok B, 1. sal (30 personer)
  • 915 i blok C, 2. sal (12 pladser),
  • "Silderummet" i A-huset under biblioteket

Derudover kan vi benytte

  • rådhusets kantinelokale med plads til ca. 130 personer
  • kommunalbestyrelsessalen med 24 pladser omkring det runde bord og ca. 84 pladser i øvrigt ( tilhørerpladser). Der kan stilles ekstra stole ind i særlige tilfælde.

Endelig kan vi benytte mødelokaler på Birkelundgård. Se de særlige regler for benyttelse og lån af Birkelundgård.

Reservation af lokaler i Outlook
Forvaltningerne reserverer selv mødelokaler via kalendersystemet i Outlook .

Lokalet reserveres i "mødeplanlægger", "inviter andre", "lokalets nr. eller navn."Husk mødelokalet skal reserveres som en ressource for at blive gemt.

Mødelokalet bør bookes i mødearrangørens navn, det vil sige fra dennes kalender.

De politiske partier kan også benytte lokalerne om aftenen, på hverdage og i weekenden efter aftale med Fællesforvaltningen (lokal 6004). Fællesforvaltningen er i så fald ansvarlig for lånet.

Ansvaret for mødelokalerne
Brugerne har selv ansvaret for mødelokalerne. Det betyder, at mødearrangøren har ansvaret for, at mødelokalet efterlades i pæn stand.

Alle kaffekander, flasker, service og andet, som har været benyttet i mødet, skal bringes tilbage i kantinen umiddelbart efter mødet. Tavler skal være rengjorte og projektorer m.v. skal stilles på plads.

Kort sagt - lokalet skal forlades, som man selv ønsker at modtage det.

Vis hensyn
Vis hensyn til omgivelserne. Alle, der benytter mødelokaler, bedes vise hensyn til de medarbejdere, der har arbejdsplads i nærheden af mødelokalerne. Vær opmærksom på, at det er meget forstyrrende, når mødedeltagere, der står og venter, småsnakker og telefonerer ved fællesarealerne.

Tilsyn med mødelokalerne
Betjentstuen (Intern Service) fører tilsyn med lokalet og sørger for:

  • at opsætte mødeoversigt uden for mødelokalet om morgenen
  • at der er papir og tusser og at projektoren duer

Hvis der mangler papir eller tusser, når man overtager eller forlader et lokale, bedes man kontakte rådhusbetjentene (Intern service).

Lokalernes udstyr

Alle mødelokalerne er forsynet med tavle og flipover-papir.

Hvis man skal bruge andet udstyr, medbringer man det selv eller der træffes særlig aftale med rådhusbetjentene (Intern service).

Brug af kantinen og kommunalbestyrelsessalen

Kantinen
I arbejdstiden kan kantinen anvendes til større personalemøder o.l. uden for det tidsrum, hvor den anvendes som personalekantine, d.v.s. dagligt kl. 10.00-14.30, og torsdag kl. 10.00-15.30.

Uden for arbejdstiden kan den benyttes til større møder og arrangementer.

HUSK at booke kantinen til møder med spisning. Bestillinger i køkkenet er ikke samtidig en reservation af kantinelokalet. Det skal altid bookes på samme måde som andre lokaler, uanset om det er i forbindelse med spisning eller ej.

Kantinen bør ikke benyttes til møder, hvis der er plads andre steder på rådhuset, medmindre der er tale om et arrangement med spisning.

Kommunalbestyrelsessalen
Kommunalbestyrelsessalen kan benyttes til møder og kommunale arrangementer i og udenfor arbejdstiden.

Den kan også udlånes til foreninger m.v. til offentlige arrangementer.

Arrangementer med spisning kan ikke holdes i kommunalbestyrelsessalen, men må henvises til kantinen.

Lån af en skærmprojektor til rådighed i rådhusets mødelokaler
Henvendelse Intern Service på lokal. 6790