Kvalitetsstyringen


Organisering og principper

Ydelser og ansvarsområder

Afdelingen spiller en central rolle i arbejdet med at skabe en "smart", intelligent, borgervenlig og bæredygtig by. Afdelingen skal bidrage til at kommunen forbliver en kommune med et attraktivt erhvervsklima, hvor bæredygtig vækst og virksomheder kan tiltrækkes og fastholdes samt en kommune, der tiltrækker især unge børnefamilier.

Afdelingen skal i overensstemmelse med de politiske dagsordener levere ressourceeffektive serviceydelser til borgere og virksomheder, og imødekomme stadig højere forventninger til deltagelse, kommunikation og hurtig sagsbehandling.

Organisering og arbejdsmetode

I den administrative del af organisationen arbejdes der i selvstyrende faglige teams med stor grad af uddelegering af ansvar og opgaver. Det indebærer bl.a., at opgaverne i vid udstrækning prioriteres og fordeles i de enkelte teams – efter overvejelser om ressourcer og kompetencer.

Teamarbejdet og teamorganiseringen er en fortløbende proces, som udvikles gennem dialog og refleksion, og teammedlemmernes samlede kompetencer vedligeholdes og udvikles til at løse eksisterende og kommende arbejdsopgaver.

Værdier og principper

Afdelingen arbejder ud fra Kommunens værdier om blandt andet "det professionelle råderum", "den gensidige initiativpligt" og "den nære relation". Disse værdier skal skinne igennem i den måde organisationen handler og kommunikerer på. Kommunikationen med omverdenen skal være nærværende, respektfuld, klar og professionel og altid med udgangspunkt i den konkrete situation.

Overfor interessenterne, herunder politikere, borgere, virksomheder m.fl., skal afdelingens medarbejdere fremstå som venlige og med forståelse for den situation modtageren står i samt sikre, at det faglige grundlag som kommunikationen hviler på, kan forstås og er meningsfuld for modtageren.

Borgere, virksomheder eller andre, der henvender sig til kommunen skal opleve afdelingens service som effektiv og løsningsorienteret.

Kvalitetsmålsætninger

Kvalitetspolitik og målsætninger

De overordnede målsætninger for Miljø & Teknikafdelingen er at udføre tilfredsstillende, koordineret og kompetent sagsbehandling og opgaveløsning samt projekt- og netværksledelse på et højt fagligt niveau i overensstemmelse med gældende lovgivning og i harmoni med de målsætninger og forpligtelser, som gælder for organisationen.

Kvalitetsstyringen er et vigtigt styringsværktøj til at sikre at afdelingens medarbejdere arbejder efter klare og veldefinerede rammer for opgaveløsningen samt efter de ovennævnte principper og metoder.

Midlerne til den løbende læring og udviklende organisation er blandt andet:

  • Erfaringsudveksling på tværs af teams, fagområder og netværk
  • Gennemførelse af regelmæssige interne audits samt
  • Undersøgelser af interessenternes forventninger og tilfredshed med afdelingens service.
  • Opfølgning og evaluering på besluttede og gennemførte projekter samt
  • i fællesskab at formulere, opdatere og arbejde for at opnå nye kvalitetsmål og måle på de opnåede effekter.

Kvaliteten i arbejdet udvikles løbende, ved blandt andet at:

  • Vedligeholde og opdatere den faglige viden
  • Inddrage de relevante kompetencer i opgaveløsningen i netværk samt på tværs af teams og afdelinger
  • Effektivisere arbejdsgange og udvikle værktøjer til konstruktiv kommunikation og borgerinddragelse.

For den del af organisationen i Miljø- & Teknikafdelingen, som er beskæftiget med sagsbehandlingen på miljø- og naturområdet, er det målsætningen at opretholde et certificeret kvalitetsstyringssystem i overensstemmelse med ISO 9001-standarden. En tværgående kvalitetsgruppe behandler forslag og igangsætter tiltag til den fælles kvalitetsudvikling i afdelingen i tæt samarbejde og enighed med MED- udvalg og ledergruppe.

Opgaver og ansvar

WorkSmarter- gruppen

WorkSmarter- gruppen er en tværgående gruppe repræsenteret af medarbejdere og ledere fra Miljø & Teknik. Medlemmerne skal i fællesskab være med til at sikre, at der sker fremdrift i kvalitetsudviklingen i Miljø & Teknik- afdelingen. Gruppen skal desuden bidrage til opretholdelse af certificering efter ISO-9001 for den del af organisationen, der har med sagsbehandling på miljø- og natur-området at gøre.

Gruppens fælles opgaver er at planlægge og følge op på :

  • Kvalitetsmål og -politik
  • Audits
  • Ledelsens evaluering
  • Formidling til organisationen og respons /input fra medarbejdere
  • Tværgående (ledelsesmæssige ) procedurer
  • Kortlagte kvalitetsfaktorer, herunder interessenter og deres kortlagte forventninger til os.
  • Behandlingen af afvigelser og forslag til forbedringer

Gruppen tager stilling til : Hvad skal formidles til medarbejdere ? Hvad skal drøftes i hele afdelingen eller i MED-udvalget ? Hvad skal ensrettes, så det gælder for alle ? Hvad skal der følges op på ? Hvad skal rettes i de fælles procedurer ?

Gruppens medlemmer mødes som minimum en gang i kvartalet med faste punkter på dagsorden, så der sikres opfølgning på igangsatte aktiviteter, på ændringer og andre input til kvalitetsstyringssystemet. De specifikke opgaver fordeles mellem medlemmerne i takt med at de besluttes. Dog er der som retningslinje for medlemmerne udarbejdet en overordnet fordeling af de tilbagevendende opgaver. Arbejdsfordelingen fremgår af kommissorium for WorkSmarter-gruppen. Kommissorium revurderes som minimum en gang årligt.

 

Aktiviteter i årets løb

Kvalitetsstyringens tilbagevendende aktiviteter fordeler sig over året efter nedenstående plan. Tidspunkterne er retningsgivende – de kan forskubbe sig lidt i praksis – men rækkefølgen af aktiviteterne vil som udgangspunkt være fast.

 

Øvrig ansvars- og opgavefordeling

Enhedsleder.

Enhedslederen bærer ansvaret for at :

  • medarbejderne holder sig ajour med gældende og relevant lovgivning og bestemmelser
  • medarbejderne opnår de nødvendige kvalifikationer gennem kurser, efteruddannelse eller lign.
  • Medarbejderne følger afdelingens retningsliner for dokumenthåndtering, herunder journalisering og arkivering af dokumenter,

Enhedslederen sørger for at :

  • Orientere om nye kvalitetsmål og støtte teams i processen
  • Årligt at foretage opdatering af kompetencer og vurdering af kompetencebehov.
  • Drøfte kvalitetsmæssige problemstillinger og udfordringer i afdelingen, på tværs af teams.

Medarbejdere, omfattet af certificering.

Alle medarbejdere/teams skal :

Orientere om afvigelser til WorkSmarter Gruppen

Gennemgå nye lovtekster regelmæssigt

Opdatere oversigt over egne uddannelses- og kursusaktiviteter

Sørge for at eksterne ressourcepersoner efterlever de gældende kvalitetsprocedurer ved opgaveløsningen

Sørge for at vedligeholde og opdatere de fagrelevante procedurer og tilknyttede bilag (i form af instrukser, skabeloner mm)

 

Alle medarbejdere/teams skal :

  • Orientere om afvigelser til WorkSmarter Gruppen
  • Gennemgå nye lovtekster regelmæssigt
  • Opdatere oversigt over egne uddannelses- og kursusaktiviteter
  • Sørge for at eksterne ressourcepersoner efterlever de gældende kvalitetsprocedurer ved opgaveløsningen
  • Sørge for at vedligeholde og opdatere de fagrelevante procedurer og tilknyttede bilag (i form af instrukser, skabeloner mm)

 

Kvalitetsmål