om forbedret kvalitet i mødesager


Baggrund

Miljø & Teknik ønsker at udarbejdelse af mødesager skal ske efter klare retningslinjer, tilfredsstillende for alle involverede parter og i overensstemmelse med de aftalte tidsfrister.

Formål

Formålet er at sikre et højt kvalitetsniveau af mødesagsproduktionen således at:

  • Mødesagerne fremstår ensartede i opbygningen, er korte, professionelle og præcise i budskaberne og formuleringerne.
  • Processen med at få planlagt og udarbejdet mødesagerne sker effektivt, gnidningsfrit og konstruktivt for de involverede (medarbejdere, ledere og sekretariat.)

Handling:

Områdesekretariatet opstiller retningslinjer for "den perfekte mødesag" og gennemgår den nuværende procedure i detaljen; er arbejdsgangen som den skal være? Medarbejderne giver feedback og vi drøfter sammen, om der er steder i processen, hvor vi kan forbedre og effektivisere.

Dokumentation/måling :

Ledelsen evaluerer løbende i 2015 mødesagsproduktionen, og noterer de sager og forhold i processen, som af forskellig årsager afviger fra den aftalte procedure. På udvalgte afdelingsmøder præsenteres medarbejderne for den løbende evaluering og giver evt. feedback.

 

Ansvarlig for projektet:

Hans Henrik Høg

 

Involverede :

Birte Kvamm støtter op om "effekt-måling"

Områdesekretariatet præsenterer den nuværende forventede arbejdsgang .