Skriv bedre til borger og virksomheder


Baggrund

Miljø & Teknik ønsker at forbedre den skriftlige kommunikation med borgere og virksomheder så teksten altid fremstår på en klar og venlig måde, og så det er let at forstå budskabet.

Hvordan finder man balancen mellem faglig præcision og almen forståelighed? Hvad vil det overhovedet sige, at en tekst er klar? Hvordan sikrer man læseren et godt førstehåndsindtryk af teksten? Hvordan arbejder man konsekvent med tekstens afsnit? Hvor mange punktummer er passende? Hvilket ordvalg er mest overbevisende? … Det er blot nogle af de spørgsmål, der rejser sig, når man forsøger at skrive klart. Og det er nogle af de spørgsmål Miljø & Teknik ønsker at opkvalificere sig på.

 

Formål

Formålet er at forbedre kvaliteten i de breve og mails, som vi sender til borgere og virksomheder. Det vil vi gøre ved at :

  • skabe fælles forståelse af hvad der er den gode skriftlige kommunikation til borgere og virksomheder.

 

  • forbedre vores rutiner og værktøjer til at give og tage imod konstruktiv feedback på skriftlige arbejder, før de sendes til borgere og virksomheder

 

  • udarbejde skabeloner for den gode tekst i breve af enslydende karakter

 

 

Handling

  • Vi deltager alle i et 3-timers oplæg ved retoriker Christina Pontoppidan. Oplægget skal præsentere en simpel systematik for, hvordan man kan arbejde med teksters klarhed. Hemmeligheden er at dele teksten ind i niveauer, som man arbejder fokuseret med ét ad gangen: Først tekstens formål, så tekstens afsnit, og til sidst tekstens sætninger og ord. Systematikken sikrer, at man kommer hele vejen rundt om en tekst, så man ikke overser nogen af de forhold, der tilsammen gør en tekst klar.

 

  • Alle medarbejdere deltager i to responsværksteder: De enkelte teams arbejder med deres tekster, træner systematik i det at give feedback. Arbejdet sker under ledelse af Christina Pontoppidan.

 

  • Vi fortsætter med respons på tværs i afdelingen, og understøtter med en model med body-teams til brug for respons. Ledergruppen parrer alle teams to og to. Ideen er at man har en gensidig forpligtelse til at respondere på tekster fra ens body team. brug responsforklædet link pdf link word version.

 

Dokumentation/måling

Hver medarbejder skal modtage respons fra en eller flere personer fra sit body-team på minimum tre tekster inden juleferien 2015.

I Work-Smarter gruppen vurderer vi at når en medarbejder har fået respons på tre tekster, så har det haft en effekt på vedkommendes skriftlige fremstilling og det er blevet en positiv rutine at få respons fast fremover.

Hver medarbejder gemmer sine udfyldte Responsark, for at dokumentere at det er gjort og for at kunne tjekke op på næste skriv – hvad var det nu jeg skal gøre bedre – hvad har jeg lært.

Ved afdelingsmøderne den

7.oktober

11.november

9.december

Opgør hvert team deres samlede antal udfyldte responsark, som herefter meddeles på afdelingsmødet. Dette dels for at erindre hinanden om at vi har en opgave her, dels for at vise at vi tager ønsket om et kvalitetsløft alvorligt.

Når vi vores målsætning – målt ved at alle medarbejdere har fået udfyldt minimum tre responsark inden årets afsluttende julemøde - skal det naturligvis fejres.

 

 

Ansvarlig for projektet:

Katrine Dal Clement er projektleder på forløbet

Ansvarlig i WorkSmarter gruppen: Frederik Lerche

Involverede:

Ledergruppe

 

Tidsplan

Kursusforløb: april, maj, juni 2015

Bodyteams : august- december 2015

Evaluering: januar 2016