Opgaver og ansvar


WorkSmarter- gruppen

WorkSmarter- gruppen er en tværgående gruppe repræsenteret af medarbejdere og ledere fra Miljø & Teknik. Medlemmerne skal i fællesskab være med til at sikre, at der sker fremdrift i kvalitetsudviklingen i Miljø & Teknik- afdelingen. Gruppen skal desuden bidrage til opretholdelse af certificering efter ISO-9001 for den del af organisationen, der har med sagsbehandling på miljø- og natur-området at gøre.

Gruppens fælles opgaver er at planlægge og følge op på :

  • Kvalitetsmål og -politik
  • Audits
  • Ledelsens evaluering
  • Formidling til organisationen og respons /input fra medarbejdere
  • Tværgående (ledelsesmæssige ) procedurer
  • Kortlagte kvalitetsfaktorer, herunder interessenter og deres kortlagte forventninger til os.
  • Behandlingen af afvigelser og forslag til forbedringer

Gruppen tager stilling til : Hvad skal formidles til medarbejdere ? Hvad skal drøftes i hele afdelingen eller i MED-udvalget ? Hvad skal ensrettes, så det gælder for alle ? Hvad skal der følges op på ? Hvad skal rettes i de fælles procedurer ?

Gruppens medlemmer mødes som minimum en gang i kvartalet med faste punkter på dagsorden, så der sikres opfølgning på igangsatte aktiviteter, på ændringer og andre input til kvalitetsstyringssystemet. De specifikke opgaver fordeles mellem medlemmerne i takt med at de besluttes. Dog er der som retningslinje for medlemmerne udarbejdet en overordnet fordeling af de tilbagevendende opgaver. Arbejdsfordelingen fremgår af kommissorium for WorkSmarter-gruppen. Kommissorium revurderes som minimum en gang årligt.

 

Aktiviteter i årets løb

Kvalitetsstyringens tilbagevendende aktiviteter fordeler sig over året efter nedenstående plan. Tidspunkterne er retningsgivende – de kan forskubbe sig lidt i praksis – men rækkefølgen af aktiviteterne vil som udgangspunkt være fast.

 

Øvrig ansvars- og opgavefordeling

Enhedsleder.

Enhedslederen bærer ansvaret for at :

  • medarbejderne holder sig ajour med gældende og relevant lovgivning og bestemmelser
  • medarbejderne opnår de nødvendige kvalifikationer gennem kurser, efteruddannelse eller lign.
  • Medarbejderne følger afdelingens retningsliner for dokumenthåndtering, herunder journalisering og arkivering af dokumenter,

Enhedslederen sørger for at :

  • Orientere om nye kvalitetsmål og støtte teams i processen
  • Årligt at foretage opdatering af kompetencer og vurdering af kompetencebehov.
  • Drøfte kvalitetsmæssige problemstillinger og udfordringer i afdelingen, på tværs af teams.

Medarbejdere, omfattet af certificering.

Alle medarbejdere/teams skal :

Orientere om afvigelser til WorkSmarter Gruppen

Gennemgå nye lovtekster regelmæssigt

Opdatere oversigt over egne uddannelses- og kursusaktiviteter

Sørge for at eksterne ressourcepersoner efterlever de gældende kvalitetsprocedurer ved opgaveløsningen

Sørge for at vedligeholde og opdatere de fagrelevante procedurer og tilknyttede bilag (i form af instrukser, skabeloner mm)

 

Alle medarbejdere/teams skal :

  • Orientere om afvigelser til WorkSmarter Gruppen
  • Gennemgå nye lovtekster regelmæssigt
  • Opdatere oversigt over egne uddannelses- og kursusaktiviteter
  • Sørge for at eksterne ressourcepersoner efterlever de gældende kvalitetsprocedurer ved opgaveløsningen
  • Sørge for at vedligeholde og opdatere de fagrelevante procedurer og tilknyttede bilag (i form af instrukser, skabeloner mm)