Regler for opbevaring af dokumenter

Når man arbejder med dokumenter i en kommune, er der tre ting man skal være opmærksom på:


1. Persondata
Alle personoplysninger om borgere skal opbevares på forsvarlig vis, dvs. i kommunens ESDH-system (SBSYS) eller et lokalt fagsystem (fx DUBU, DHUV, TM Sund mv.).

Dette er med til at sikre, at det kun er autoriserede medarbejdere, der har adgang til borgernes oplysninger.

Lovgrundlag: Persondataloven

 

2. Aktindsigt
Enhver kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed m.v. som led i administrativ sagsbehandling.

Dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling, skal derfor journaliseres, i det omfang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt.

Det samme gælder interne dokumenter, der foreligger i endelig form, undtagen dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående eller som udveksles i forbindelse med økonomiske eller politiske forhandlinger eller drøftelser om fælleskommunale og regionale politiske initiativer.

Lovgrundlag: Offentlighedsloven og Forvaltningsloven

 

3. Arkivering
Offentlige myndigheder skal varetage arkivmæssige hensyn, herunder opbevare arkivalierne på betryggende vis og stille sine arkivalier til rådighed for borgere og myndigheder efter reglerne i arkivloven.

Offentlige myndigheder må ikke kassere arkivalier uden Rigsarkivet har truffet bestemmelse om kassation. Disse fremgår af KLs journalplan.

 Lovgrundlag: Arkivloven