Digitale projekter

IT- og digitaliseringsprojekter planlægges og styres med værktøjerne i Albertslunds projektmodel. Der skal desuden udarbejdes en business case. Begge dele skal godkendes i Digitaliseringsstyregruppen.


Digitaliseringsprojekter rummer ofte en stor kompleksitet - og det handler om meget mere end systemer.

Man siger typisk at, at IT fylder 20 pct. i digitaliseringsprojekter - resten er organisation.

Inden projektopstart

Alle IT-projekter, hvad end det drejer sig om apps, programmer, systemer, hardware, aftaler mv. starter i IT-Helpdesk.

Send en mail til IT-Helpdesk med en kort beskrivelse af projektet og et nummer på en sag i SBSYS, som du har oprettet til formålet.

SBSYS-sagen skal indeholde følgende dokumenter:

  • Dokumenter fra leverandør (teknisk beskrivelse, kontrakt, databehandleraftale)
  • idéoplæg

Mangler du et eller flere af dokumenterne, eller er du i tvivl om, hvordan de fremskaffes/udarbejdes, kan du skrive det i mailen (se også projektledelsesmodellen).

Du får svar inden 10 dage.

 

 

 

Den videre proces

Når Helpdesk har modtaget din henvendelse, sendes den videre til de relevante fagpersoner i Økonomi & Stab.

Teknisk beskrivelse:  IT-teknik sikrer at systemet kan køre på kommunens it-platform.

Kontrakt: Indkøbsafdelingen gennemgår kontrakten kontrakt, og vejleder ift. udbud- og indkøbsregler.

Databehandleraftale: Koordinatoren for informationssikkerhed sikrer, at reglerne om persondata overholdes.

Idéoplæg og business case: Udviklingsenheden giver hjælp og sparring til ideoplæg og business case.

Systemejere

For at sikre ejerskab af systemer, udpeges der en systemejer til alle kommunens systemer

Systemejeren tildeles det grundlæggende ansvar for, at der i forbindelse med driften og anvendelsen af systemet er etableret en hensigtsmæssig sikkerhed og driftsrutine. Ejerskabet for et system bør placeres hos ledelsen i en lokal enhed, der i stort omfang anvender det pågældende system.

Oversigt over systemejere findes i SBSYS på sag nr. 85.10.09-A26-1-13

 

 

Godkendelse og opstart

Alle nye it-projekter skal op på kommunens Digitaliseringsstyregruppe.

Til det endelige idéoplæg og business case udarbejdes et forklæde, der kort beskrives sagens indhold (samme form som øvrige beslutningsfora).

Forklæde med bilag sættes i kø i SBSYS, senest 2 uger før mødet (se mødekalender).

Digitaliseringsstyregruppen vurderer om projektet er bæredygtigt og hænger sammen med kommunens øvrige arbejde på it-området.

Definition

Hvad er et digitaliseringsprojekt?

Digitaliseringsprojekter er tiltag, hvor ny teknologi ændrer

  • den måde vi arbejder på
  • den ydelser/service vi leverer
  • den måde vi leverer dem på.

Tiltag, der falder uden for kategorien kan være:

  • Nye versioner
  • Opdateringer
  • Hardware
  • Systemer

... med mindre det indebærer væsentlige ændringer i arbejdsgange, processer, produkter, ydelser eller service.

Her kan der være tale om "it-projekter", som også kræver planlægning og styring.