Digitale projekter & it-anskaffelser

It- og digitaliseringsprojekter planlægges og styres med værktøjerne i Albertslunds projektmodel. Der skal desuden udarbejdes en business case. Begge dele skal godkendes i Digitaliseringsrådet.


Digitaliseringsprojekter rummer ofte en stor kompleksitet - og det handler om meget mere end systemer.

Man siger typisk at, at IT fylder 20 pct. i digitaliseringsprojekter - resten er organisation.

Alle IT-projekter, hvad end det drejer sig om nye it-systemer, væsentlige tilpasninger af eksisterende systemer, apps, programmer, hardware, aftaler mv. skal først 'trykprøves' i ØS-IT. Sammen skal vi afklare om ideen overholder de overordnede principper og rutiner i Albertslund Kommune.

Ideen starter i IT-Helpdesk.

Send en mail til IT-Helpdesk med en kort beskrivelse af projektet og et nummer på en sag i SBSYS, som du har oprettet til formålet.

SBSYS-sagen skal indeholde følgende:

  • Projektkommissorium, hvor du kort beskriver:
    • Hvad er problemet?
    • Hvordan skal projektet løse problemet?
    • Hvilke gevinster kan forventes ved løsning af problemet?
  • Indledende Business Case

Mangler du et eller flere af dokumenterne, eller er du i tvivl om, hvordan de fremskaffes/udarbejdes, kan du skrive det i mailen, eller kontakte ØS-Digitalisering, lokale 730

Du får svar inden 10 dage.

Når ideen er kvalificeret i ØS-it er næste skridt at forberede projektet til behandling i Digitaliseringsrådet. Dernæst godkendes det i Chefforum.

 

 

Systemejeren tildeles det grundlæggende ansvar for, at der i forbindelse med driften og anvendelsen af systemet er etableret en hensigtsmæssig sikkerhed og driftsrutine. Ejerskabet for et system bør placeres hos ledelsen i en lokal enhed, der i stort omfang anvender det pågældende system.

Oversigt over systemejere findes i SBSYS på sag nr. 85.10.09-A26-1-13

 

 

Når Helpdesk har modtaget din henvendelse, sendes den videre til de relevante fagpersoner i Økonomi & Stab.

Teknisk beskrivelse:  IT-teknik sikrer at systemet kan køre på kommunens it-platform.

Kontrakt: Indkøbsafdelingen gennemgår kontrakten, og vejleder ift. udbuds- og indkøbsregler.

Databehandleraftale: Koordinatoren for informationssikkerhed sikrer, at reglerne om persondata overholdes.

Idéoplæg og business case: IT-Digitalisering giver hjælp og sparring til ideoplæg og business case.

Alle nye it-projekter skal op på kommunens Digitaliseringsråd.

Til det endelige idéoplæg og business case udarbejdes et forklæde, der kort beskrives sagens indhold (samme form som øvrige beslutningsfora).

Forklæde med bilag sættes i kø i SBSYS, senest 2 uger før mødet (se mødekalender) - Mødekalenderen for 2018 er endnu ikke fastlagt.

Digitaliseringsrådet vurderer om projektet er bæredygtigt og hænger sammen med kommunens øvrige arbejde på it-området.

Digitaliseringsprojekter er tiltag, hvor ny teknologi ændrer

  • den måde vi arbejder på
  • den ydelser/service vi leverer
  • den måde vi leverer dem på.

Tiltag, der falder uden for kategorien kan være:

  • Nye versioner
  • Opdateringer
  • Hardware
  • Systemer

... med mindre det indebærer væsentlige ændringer i arbejdsgange, processer, produkter, ydelser eller service.

Her kan der være tale om "it-projekter", som også kræver planlægning og styring.