Regler om digitale breve til medarbejdere

Breve fra Albertslund kommune til kommunens medarbejdere bliver digitale pr. 1. januar 2015


Medarbejdere vil pr. 1 januar 2015 modtage breve fra arbejdsgiveren vedrørende ansættelsesretlige forhold, fx ændring i arbejdstid/funktion, indkaldelses til sygefraværs- eller tjenestelig samtale mm, som digital post.

Jura

Digital post har samme retsvirkning som  breve, der modtages som papirpost. Det betyder, at medarbejdere er ansvarlige for at tjekke deres digitale postkasse på linje med deres almindelige postkasse.

Hvorfor nu digital post?

Der er mindst tre gode grunde til den ændrede praksis:

  • Overgangen til digital post er et led i udmøntningen af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2011-15
  • Det er godt for økonomien og miljøet
  • Alle papirer er samlet et sted

Adgang til digital post

Digital post kan læses på både Borger.dk og e-Boks.dk. Begge er sikre hjemmesider, hvorfra du kan tilgå din indbakke ved hjælp af NemID. Det er derfor kun nødvendigt at tjekke den digitale post et af stederne. Personalet på borgerservice og biblioteket vejleder i brugen af digital post.

Få meddelelse om ny post pr. SMS

For at få besked via  mail eller  sms, ved modtagelsen af ny digital post skal du: 

  1. Gå ind i din digitale postkasse
  2. Klik på "Menu",
  3. Vælg "Indstillinger" og
  4. Angive  mailadresse/ telefonnummer 

Til dig der sender breve til medarbejdere:

Pr. 1. januar 2015 skal alle breve, med et ansættelsesretligt forhold sendes til medarbejderen digitalt. Det betyder, at du som afsender skal benytte dok2mail.

Gå til vejledninger i dok2mail

Der udbydes løbende brush-up kurser i brugen af dok2mail.  

Underskriftkrav

Hidtil har underskriftskravet spillet en rolle i forbindelse med kommunikation til medarbejdere om ansættelsesretlige forhold. Det har ændret sig, idet Forvaltningslovens §32b nu fastslår, at afgørelser kan meddeles en ansat uden underskrift, såfremt der sikres en entydig identifikation af afsender, og at dokumentet er endeligt.
Med "entydig identifikation" forstås navn og funktion samt telefonnr. og eller mailadresse. Pointen er, at den ansatte skal have mulighed for at kontakte afsenderen af brevet, såfremt han/hun ønsker det.

I sager der ikke er afgørelsessager, i forvaltningslovens forstand, gælder der som udgangspunkt ikke noget underskriftskrav, så længe de involverede parter ved, hvem hinanden er.

Når du skriver et brev til en medarbejder og benytter en skabelon i Acadre vil dit navn, din funktion, dit telefonnummer og din mailadresse som udgangspunkt fremgå. Hvis det ikke er tilfældet, eller hvis du sender et brev uden brug af skabelon, er det dit ansvar at sikre, at du altid underskriver dit brev med navn, funktion, telefonnummer og mailadresse.