Infoskærme i rådhusets forhal

Infoskærmene i forhallen guider borgere og øvrige besøgende.


På skærmen er der følgende muligheder:

Borgere (med aftale) kan checke ind via fødselsdato

Borgere (uden aftale) kan se hvordan de opnår kontakt (tekst henviser til Biblioteket og til telefonen)

Mødeoversigt over dagens møder med ekstern deltagelse

Find vej funktion der anviger placering af mødelokaler

 

Borger check ind på infoskærmen

Borgere med aftale skal anmelde ankomsten via skærmen i forhallen.

Borgere (med aftale) melder deres ankomst ved at taste fødselsdato på en af skærmene i forhallen.

Sådan går du

For at registreringen kan forløbe fejlfrit, stilles der følgende krav til aftalen i kalenderen:

-          Emnefeltet skal indeholde fødselsdato (hele cpr-nummer må ikke fremgå). Det er muligt at skrive op til 3 cpr-numre. Der kan være relevant, hvis mødet fx er med en familie, så er det ikke til at vide hvilket crp-nummer de forsøger at taste på skærmen (eksempel på flere cpr-numre i emnefeltet - 111111 Hans 222222 Hanne 333333 Ole)

-          Efter fødselsdato angives fornavnet (hvis to borgere med samme fødselsdato tjekker ind samme dag, vil borgeren blive bedt om at vælge navn (kun fornavn), så den rette sagsbehandler kan få fremmøde mailen).

-          Ønskes emnet angivet skrives dette først i emnefeltet (bliver ikke vist på skærmen).

Eksempel 1: Opfølgningssamtale – 110659 – Hans Hansen

Eksempel 2: Samtale 110659 Hans

Sådan checker borgeren ind

Borger taster fødselsdato. Hvis fødselsdatoen fremgår af en mødebookning, får borgeren følgende besked på skærmen:

Tag plads i forhallen, du vil blive hentet af en medarbejder.

Hvis borgerens fødselsdato ikke fremgår af en mødebookning den pågældende dag, ser borgeren følgende tekst på skærmen:

Vi fandt ingen aftale, henvend dig i Informationen.

Hvis to borgere med samme fødselsdato checker ind samme dag, vil fornavnene blive vist, og borgeren vælger rette navn.

Sådan får du besked om fremmødet

Når borgeren har checket ind sendes der en mail om fremmødet.

HUSK at tjekke om borgeren er dukket op selvom mødetidspunktet er overskredet, og der ikke er kommet en mail om fremmøde.

Hvis du har spørgsmål til det kan du kontakte Pernille Harting Frandsen tlf. 4368 6006 eller Julie Kvetny Jakobsen, tlf. 4368 6902.

 

Sådan får du dit møde på rådhus-skærmene

Her får du en guide til, hvordan dit møde kommer til at fremgå på skærmene i rådhusets forhal

Alle møder med folk udefra skal vises på skærmene, så det fremgår, hvor mødedeltagerne skal til møde.

Sådan gør du

Når du opretter dit møde i Outlook, giver du mødet en meningsfuld titel. Det skrives som altid i emne-feltet. Det er denne titel, som kommer til at fremgå på skærmene – derfor dur det ikke, at der f.eks. bliver skrevet KB-møde, der skal stå Kommunalbestyrelsesmøde, så det er forståeligt for alle folk – også dem der kommer udefra.

Udfyld herefter dato og tidspunkt som sædvanligt.

Derefter trykker du på fanen "Planlægningsassistent" – i nederste venstre hjørne finder du en knap med "Tilføj deltagere". Her finder du det mødelokale, hvor mødet skal afholdes, f.eks. 915 eller Kommunalbestyrelsessalen. Tilvælg dit lokale med den knap, der hedder "ressourcer" og tryk OK, som du plejer.

Hvis dit møde skal vises på skærmen, skal du igen bruge knappen "Tilføj deltagere" – søg herefter på "Infoskærme i forhallen", vælg til ressourcer og tryk OK (ligesom med mødelokalet).

Hvis du har spørgsmål til det kan du kontakte Pernille Harting Frandsen tlf. 4368 6006 eller Julie Kvetny Jakobsen, tlf. 4368 6902.