Blanketter og skemaer

Blanketter og skemaer til brug i forbindelse med personaleadministration i Albertslund Kommune


A´conto-udbetaling/aperiodisk udbetaling


Der kan udbetales a´contobeløb/aperiodisk til en medarbejder hvor det viser sig, at vedkommende har fået for lidt i løn.

Ring evt. til Lønadministrationen på 6030 eller send en mail på loen@albertslund.dk, hvor du i Emnefeltet skriver "A´conto" og en forklaring i tekstfeltet. Så sender Lønadministrationen et a conto beløb, der vil være til disposition på den ansattes NEM-konto efter 3 bankdage.

A´conto/aperiodiske udbetalinger koster ikke noget.

Ansættelse af medarbejder

Der skal udfyldes en digital blanket i Rollebaseret Indgang. Gå ind under "Løn- og personaleoplysninger", "Løn- og ansættelsesvilkår" og "Ansæt medarbejder".

Se endvidere den udsendte spiseseddel til hjælp til udfyldelse af blanketten.

Decentral Ansættelse "spiseseddel"

 

Arbejdssedler/lønindberetning

Generelt

 

Arbejdsseddel dagplejecentret 

Arbejdsseddel handicaphjælpere

Arbejdsseddel månedslønnede

Arbejdsseddel timelønnede

Ekstratimer (flere personer)

Ekstratimer

Overarbejde

Rådighedsydelse overarbejde

 Daginstitutioner

 

Ifølge Overenskomst for pædagogmedhjælpere har pædagogmedhjælpere der er fyldt 55 år og som samtidig er omfattet af overenskomstens pensionsordning ret til at vælge ekstra ferie eller forhøjelse af pensionen.
Valget skal ske senest 2 måneder før begge betingelser er opfyldt. Det valg man træffer, er gældende for hele overenskomstperioden.

Ovenstående blanket udfyldes og underskrives af medarbejderen. Vælges forhøjelse af pension, så skal lederen indberette dette via blanketten Ændring af stamoplysninger i Lønportalen og skrive det ønskede i bemærkningsfeltet. Vælges ekstra ferie (KMD har endnu ikke haft mulighed for at ændre dette i KMDs Feriemodul i CICS'en), så skal den afholdte 7. ferieuge registreres via skufferegnskab.

Daginstitutioner timelønnede

Kolonitillæg

PMF - 55 år

Skoler

 

Ifølge Overenskomst for pædagogmedhjælpere har pædagogmedhjælpere der er fyldt 55 år og som samtidig er omfattet af overenskomstens pensionsordning ret til at vælge ekstra ferie eller forhøjelse af pensionen.
Valget skal ske senest 2 måneder før begge betingelser er opfyldt. Det valg man træffer, er gældende for hele overenskomstperioden.

Ovenstående blanket udfyldes og underskrives af medarbejderen. Vælges forhøjelse af pension, så skal lederen indberette dette via blanketten Ændring af stamoplysninger i Lønportalen og skrive det ønskede i bemærkningsfeltet. Vælges ekstra ferie (KMD har endnu ikke haft mulighed for at ændre dette i KMDs Feriemodul i CICS'en), så skal den afholdte 7. ferieuge registreres via skufferegnskab.

 

Fritidsundervisning Handbjerghus

Gruppeindberetning af vikartimer

Lektiehjælp

PMF - 55 år

Indberetning af time-dagpengved lejrskoleophold

Beregning af time-dagpenge ved lejrskoleophold

Befordringsgodtgørelse, diæter, rejser (indland/udland)

Vejledning 

2016 lav sats (mest benyttet)

2016 høj sats

Rejsegodtgørelse/diæter 

Der kan kun udbetales rejsegodtgørelse, hvis kurset er med overnatning og har en varighed på over 24 timer. Beløbet refunderes medarbejderen via udgiftsbilag i OPUS.

Beskatning af fri telefon og multimedier

Hvornår skal man beskattes?

Du skal betale skat af 2.600 kr. (2015-niveau) om året, hvis Albertslund Kommune betaler for din telefon eller computer, og du må bruge udstyret privat. Det samme gælder, hvis kommunen betaler for din internetforbindelse, og du ikke har adgang til netværket på arbejdspladsen.

Du skal kun betale skat af 2.600 kr. for fri telefon, computer og internet uanset, om du har en, to eller tre af tingene, og uanset hvor meget du bruger dem.

Du kan få ægtefællerabat, hvis du er samlevende med din ægtefælle ved indkomstårets udløb, og I begge har fri telefon.

Du skal ikke beskattes, hvis du kun bruger kommunens telefon arbejdsmæssigt, og du har udfyldt en tro og love- erklæring om dette. Din leder skal føre kontrol med, at du ikke bruger telefonen privat.

En computer, som anvendes arbejdsmæssigt, og/eller en internetforbindelse, som er stillet til rådighed og giver adgang til netværket på din arbejdsplads, skal heller ikke beskattes. Det samme gælder for en iPad/tablet, som giver adgang til arbejdspladsens netværk.

Har du flere computere eller computer og iPad/tablet, skal der være en arbejdsmæssig begrundelse for, at du har brug for begge dele. I modsat fald vil du også skulle beskattes med 2.600 kr.

Tro og love-erklæring (mobiltelefon til erhvervsmæssigt brug alene)

Herunder er en blanket, som leder og medarbejder skal underskrive, hvis telefon kun må benyttes i forbindelse med arbejdet.

Erhvervsmæssig brug af mobiltelefon

Erklæring om beskatning af fri telefon (udlevering af mobiltelefon – privat brug)

Når medarbejderen får udleveret telefonen, skal medarbejderen underskrive nedenstående erklæring.

Udlevering af fri telefon

Beskatning af fri telefon og computer mv. indberettes via Lønservice (Fanebladet "ændringer" – faste tillæg/fradrag).

 

Dagpenge (1., 2. og 3. ledighedsdag (G-dage))

Blanketten "1., 2. og 3. ledighedsdag" anvendes ved uansøgt afsked og til timelønsansatte, der inden for de sidste 4 uger har haft mindst 74 timers beskæftigelse.

1., 2. og 3. ledighedsdag

 

Uansøgt afsked

Husk eventuelt at sende blanketten 1., 2. og 3. ledighedsdag til den afskedigede medarbejder, hvis vedkommende ikke har fået nyt arbejde indenfor de første 3 hverdage efter afskedigelsen (betingelserne for at være berettiget til dagpenge fremgår af blanketten ovenfor).

Blanketten udfyldes og underskrives af den fratrådte medarbejder, som returnerer den til arbejdsstedet. Denne blanket med medarbejderens underskrift er dokumentation for, at udbetaling kan ske.

 

Timelønnede

For at være berettiget til udbetaling af 1., 2. og 3. ledighedsdag (G-dage), skal den timelønnede ansatte inden for de sidste 4 uger have haft mindst 74 timers beskæftigelse og være medlem af en A-kasse. Det er medarbejderen selv, der skal henvende sig om sit krav til udbetaling af 1., 2. og 3. ledighedsdag. Blanketten ovenfor skal udfyldes og underskrives af medarbejderen og ledere.

Bemærk at ordningen fra 1.1.2015 er ændret således, at arbejdsgiveren kun  er forpligtet til at betale de 2 første ledighedsdage, hvis vedkommende har været ansat mindre end 3 måneder.

Såvel 2. som 3. ledighedsdage indberettes af arbejdsstedet/decentralt i Tid & Tillæg via Rollebaseret Indgang når blanketten er underskrevet. Husk at isætte datoen for fratrædelsen.

 

Dagpengesatser

Ferie

Ferie indberettes under Rollebaseret Indgang under "Tid og Tillæg".

 

Kontakt lønadministrationen for yderligere oplysninger. 

 

Overførsel af ferie optjent i 2014

 

Udbetaling af ferie ved ferieårets udløb

 

Blanket til udbetaling af feriegodtgørelse ved udtræden af arbejdsmarkedet

 

Foreningskontingent

Indberetninger i forbindelse med foreningskontingenter sker i Rollebaseret Indgang, "Løn- og ansættelsesvilkår" og "vedligehold medarbejder" .

Her anvendes bemærkningsblanketten, hvori der skrives hvad det drejer sig om, og at lønart/tf-kode 7863 skal anvendes.

P.t. er det kun Albertslunds Kommunale Kunstforening, der skal indberettes på denne måde.

Forhandlerskema

Frit valg ordning

Der er indført frit valg mellem løn og pension for flere overenskomstgrupper. Det fremgår af de forskellige overenskomster hvor stor en pensionsandel det frie valg omfatter. Det fremgår også, om man får enten løn eller pension, hvis man ikke aktivt selv vælger.

Hvis man som medarbejder vil vælge noget andet end det, man automatisk ellers vil få, skal man sørge for skriftligt at informere sin leder. Det skal ske senest den 1. oktober, hvis valget skal gælde for det følgende kalenderår.

Blanket til ændring af løn eller pension

Gå ind i Rollebaseret indgang, Løn- og ansættelsesvilkår, vedligehold medarbejder og udfyld under bemærkningsfeltet.

Husk at underskrevet blanket skal uploades til personalemappen.

Graviditet, barsel og adoption

Grænsegængere

Kvotaændring

Kvotaændring / ændring af timetal indberettes via Rollebaseret indgang/Løn- & ansættelsesvilkår/Vedligehold medarbejder.

Inden indberetning i Rollebaseret indgang, skal der foreligge en skriftlig ansøgning fra medarbejderen, som lederen godkender/underskriver.

Underskrevet ansøgning fra medarbejderen skal uploades til Personalemappen.

Lønfastsættelse


Lønfastsættelsesskema findes på Medarbejdersiden (intranettet) i Forhandlermappen og udfyldes, når en aftale om en konkret lønindplacering er forhandlet på plads mellem Albertslund Kommune (den forhandlingsberettigede leder), og den faglige organisation (hos hvilken den pågældende medarbejder er overenskomstdækket).

Skemaet uploades til Personalemappen.

Lønændringen indberettes herefter i Rollebaseret indgang/Løn- og ansættelsesvilkår/Vedligehold medarbejder. Vær opmærksom på datoen for lønændringen. Kontrollér ved samme lejlighed, at de øvrige lønelementer er korrekt.

Lønfastsættelse i forbindelse med nyansættelser

Ved ansættelse af ny medarbejder kan det i mange tilfælde være nok alene at indberette nyansættelsen via Rollebaseret Indgang, såfremt indplaceringen sker efter dét der allerede er aftalt i overenskomsten.
Der er dog organisationer, der stadig ønsker, at alle lønindplaceringer i forbindelse med nyansættelse skal forhandles hver gang (fx HK og FOA (pædagogmedhjælpere)).

I det tilfælde, at der skal forhandles løn der ligger udover overenskomsten, så skal det ske via en individuel forhandling. Skemaet hentes i Forhandlermappen, udfyldes og underskrives af parterne, hvorefter skemaet uploades til Personalemappen. Følgende skemaer anvendes:

"Lønfastsættelsesskema KTO" (Kommunale Tjenestemænd og Overenskomstansatte)
"Lønfastsættelsesskema SHK" (Sundhedskartellet)

Indberetning af lønnen i forbindelse med nyansættelse sker i forbindelse med den generelle oprettelse i Rollebaseret indgang (det er et step i oprettelsen)

Ændring til lønfastsættelsen

Ved ændring i lønfastsættelsen (enten i forbindelse med forhandling af lokal løndannelse eller ved brug af tilbageløbsmidler) anvendes følgende blanketter (blanketterne ligger under menupunktet "Ændring af lønoplysninger") - men først når det underskrevne forhandlerskema er kommet retur fra den faglige organisation:

"Ændring af lønfastsættelse KTO"
"Ændring af lønfastsættelse SHK"

Medarbejderrepræsentanter og MEDudvalg

Medarbejderrepræsentanter (tillidsrepræsentanter, sikkerhedsrepræsentanter og medlemmer af MED-udvalg) skal registreres.

Procedure for registrering 

Indberetning af sikkerhedssrepræsentanter 

Indberetning af tillidsrepræsentanter

Indberetning af MEDrepræsentanter


Indberetningsskemaet skal sendes til forvaltningens MED-sekretær, som sikrer, at MED-udvalgsrepræsentanter indberettes til IPL-systemet.

Omregning af løntillæg

Ved omregning af tillæg i enten 31.3.00-niveau (KTO) eller 1.1.06- niveau (Sundhedskartellet, SHK) til nuværende lønniveau anvendes altid den seneste godkendte omregningsfaktor (enten pr. 1. januar, pr. 1. april eller pr. 1. oktober)

KTO:

Omregningsfaktoren pr. 1. januar 2016 er 1,317798

SHK:

Omregningsfaktoren pr. 1. januar 2016 er 1,155825

Oprettelse af flexbrik

Opsigelse/frætræden

Ansøgt afsked

Der skal udfyldes en blanket i Rollebaseret Indgang. Gå ind under "Løn- og personaleoplysninger", "Løn- og ansættelsesvilkår" og "Fratrædelse/forlængelse".

Blanketten tager også højde for, hvis vedkommende udtræder af arbejdsmarkedet. Lønadministrationen sender brev til vedkommende.

 

Uansøgt afsked

Er der brug for at afskedige en medarbejder, kontaktes Økonomi & Stab (en personalekonsulent), hvor du kan hente råd og vejledning.

Når medarbejderen er blevet afskediget, indberetter personalekonsulenten fratrædelsen i RI til Lønadministrationen

Korrespondance i forbindelse med opsigelsen gemmes i Personalemappen i "Disciplinære foranstaltninger". Bemærk at kun relevant leder(e) og ansatte med særlige rettigheder (fx personalekonsulenter) har adgang til mappen "Disciplinære foranstaltninger".

 

Test

Orlov og tjenestefrihed

Der skal uploades til Personalemappen enten en skriftlig aftale eller andet materiale omkring orlov uden løn.

Det fremsendes til Lønadministrationen enten via en mail (inkl. aftalen etc.) på loen@albertslund.dk eller det indberettes via Rollebaseret indgang/Løn- & ansættelsesvilkår som en (bemærknings)blanket.

NB: Vær opmærksom på særlige regler for barselsorlov uden løn. Se særskilt afsnit om dette på Medarbejdersiden.

Refusioner

Refusion for skånejob, løntilskud, fleksjob, personlige assistenter

Det er Lønadministrationen der sikrer, at refusionen indhentes. Dette forudsætter dog, at afdelingen/institutionen har fremsendt godkendt bevilling til Lønadministrationen.

Pasning af døende i eget hjem

Det er Lønadministrationen, der sikrer, at refusionen indhentes fra medarbejderens bopælskommune. Forudsætningen for dette er dog, at medarbejderens bopælskommune har givet bevilling og at den sendes til Lønadministrationen.

Pasning af alvorligt syge børn under 18 år
Hvis der af medarbejderens bopælskommune er bevilget fuld dækning af tabt arbejdsfortjeneste ved pasning af alvorligt sygt barn under 18 år, så skal der for den pågældende medarbejder indberettes orlov uden løn. Det kan ske enten ved at udfylde en (bemærknings-)blanket under Vedligehold i Rollebaseret indgang/Løn- & ansættelsesvilkår. Eller at sende en mail til Lønadministrationen på loen@albertslund.dk (se evt. siden om orlov og tjenestefrihed).

AKUT-refusioner

Anvend blanketten AKUT-refusion, og upload den underskrevne blanket til Personalemappen. Når blanketten er uploadet sendes en mail (inkl vedhæftet blanket) til Lønadministrationen, der sikrer at der indhentes refusion.
(Tillidsrepræsentanter, jf § 9 i "aftale om tillidsrepræsentanter, samarbejde og samarbejdsudvalg"):

  • Stk. 1.1: TR-kurser
  • Stk. 1.2: Udøvelse af hverv
  • Stk. 1.3: Organisationsmøder

Følgende blanketter skal udfyldes, underskrives og sendes til Lønadministrationen, når der skal indhentes refusion fra den faglige organisation:

AKUT-refusion

Bestyrelsesarbejde (BUPL) 

Lederråd (BUPL)

 

Seniordage og seniorordning

Konvertering af seniordage

Vejledning i indberetning af seniordage 

Når der er aftalt seniorordning for en medarbejder udfyldes blanketten "Seniorordning" i Lønportalen.

Stop af løn

Hvis en ansat er blevet oprettet ved en fejl,  eller lønnen skal stoppes,  skal der sendes en mail til Lønadministrationen på loen@albertslund.dk med anmodning om at få stoppet lønnen.

Bemærk: For at Lønadministrationen kan nå at tilbagekalde lønnen, skal det effektueres i lønsystemet senest kl. 11.00, 3 hverdage inden lønudbetalingsdagen.

Straffeattest

borger.dk om straffeattest. 

Sygefravær og andet fravær

Indberetning af sygefravær og andet fravær sker via Tid og Tillæg i Rollebaseret indgang

Notatskema til samtale 1. eller 2. dag

Notatskema til samtale 6. dag

Notatskema til samtale 14. dag

Mulighedserklæring

§56-aftaler

Når der foreligger en godkendt aftale iht. §56 (som altid er en fremadrettet aftale) skal aftalen uploades til Personalemappen. Husk at sende en kopi af den underskrevne aftale til Lønadministrationen på loen@albertslund.dk 

Fraværet indberettes i Tid & Tillæg (sygdom m/§56-aftale). 

Tidsadministration

Ændring i ansættelsen

Der skal udfyldes en elektronisk  blanket i Rollebaseret Indgang. Gå ind under "Løn- og personaleoplysninger", "Løn- og ansættelsesvilkår" og "Vedligehold medarbejder".

Her vælges i menuen den ændring man ønsker at foretage. Husk korrekt ændringsdato. Hvis der ikke er et felt til netop den ændring du ønsker at foretage må du indberette det som en kommentar/bemærkning under "Tilføj evt. bemærkninger".

Se endvidere spiseseddel til hjælp til udfyldelse af blanketten.

Decentral Ansættelse "spiseseddel"

17-06 -Tillæg

Blanketten Valg af 17-06 tillæg vedrører alene pædagogisk personale ved daginstitutioner, klubber og skolefritidsordninger.

Der henvises til Aftale om arbejdstidsregler for pædagogisk personale ved daginstitutioner, klubber og skolefritidsordninger mv. indgået mellem KL, BUPL og FOA - Fag og Arbejde (alene pædagogmedhjælpere).

Det årlige tillæg afhænger af, hvor mange timer en medarbejder det kommende år vil komme til at arbejde efter kl. 17.00. Under 100 timer giver ikke anledning til indberetning af tillæg via Lønportalen.

Én gang årligt (og i forbindelse med nyansættelser eller ved væsentlige ændringer i antallet af timer fremadrettet for den enkelte ansatte) indberettes tillægget via blanketten Valg af 17-06 tillæg i Lønportalen.

Op til 40 % af tillægget kan konverteres til frihed (afspadsering). Dette skal ligeledes angives i blanketten.

Tillæg skal sendes via Rollebaseret indgang, vedligehold medarbejder.

Lønforhandlingsskema

Lønforhandlingsskemaet anvendes til at indgå lønaftaler. Det erstatter det hidtidige Forhandlerskema.


Sådan gør du:

Åbn arket, og gem det på din egen computer.

Lønforhandlingsark

Der er to ark at vælge imellem... "Ændring af medarbejders løn" og "Ny medarbejder"

Hvert ark består af to sider, øverst "den fremtidige løn" og nederst "den nuværende løn"

Indtast overenskomstnummeret (uden punktum), f.eks 6001 for pædagogoverenskomsten. På begge sider... Overenskomstnummeret får arket til at vælge den korrekte lønskala (Alm. skala / AC skala / Sundhedsskala. Kig i fanen "Vejledning" hvis du ikke kender overenskomstnummeret.

Indtast pensionsprocenten og timetal i begge ark.

Udfyld medarbejderens grundløn, funktionstillæg og kvalifikationstillæg. (Hvis det blot er en hurtig udregning af en udgift, spiller det ikke så stor en rolle i hvilke felter du taster)

Hvis der er tale om tidsbegrænsninger af ansættelsesforholdet eller af et løntillæg, så husk at udfylde bemærkningsfeltet.

Du er altid velkommen til at kontakte LØN-teamet, eller personalekonsulent Jakob Knudsen, hvis du har brug for hjælp til arket.

Lønforhandlingsarket beregner den præcise værdi af hvert trin og tillæg. Udregningen sker i 1. januar 2016 niveau, således at den stemmer overens med lønsedlen.

 

Lønrevision - fratræden

Blanket til brug i forbindelse med lønrevision ved fratræden af medarbejdere i Albertslund Kommune