Behandling af ansøgere


Kvittering for ansøgningerne


Alle ansøgere modtager automatisk en bekræftelse på, at ansøgningen er modtaget, og hvilken tidsplan der gælder for besættelsen af den ledige stilling.
Det sker gennem det digitale rekrutteringssystem emply.

I kvitteringsbrevet til ansøgerne står:

• Stillingen som (stilling) ved (tjenestested), som overskrift
• Tak for din ansøgning
• Når fristen er udløbet vil ansættelsesudvalget tage stilling til, hvem der inviteres til samtale
• Det forventer vi sker den xx dato
• Både ansøgere der inviteres til en samtale og ansøgere, der ikke inviteres til en samtale får besked umiddelbart efter xx dato
• Samtalerne holdes den xx dato kl. y klokkeslæt
• Har du nogen spørgsmål til brevet er du velkommen til at kontakte xx
• Med venlig hilsen
• Navn
• Stilling

 

Vurdering af ansøgningerne

Når ansøgningsfristen er udløbet, gennemgår ansættelsesudvalget eller en mindre del af udvalget ansøgningerne. Ansættelsesudvalget tager stilling til, hvem de ønsker skal til samtale.

Jo mere velovervejet job- og personprofilen er, jo lettere er det at vælge ud. Det er lederen, der har kompetencen til at beslutte, hvem og hvor mange, der skal til samtale, men ansættelsesudvalget skal tages med på råd.
Når det skal besluttes, hvem der skal til samtale, er det vigtigt at være opmærksom på at:

  • Albertslund Kommune som arbejdsplads ønsker at afspejle befolkningssammensætningen i det samfund, kommunen og medarbejderne er en del af med udgangspunkt i principperne om ligeværdighed og tolerance.
  • En handicappet ansøger skal indbydes til en samtale, hvis ansøgeren har de nødvendige kvalifikationer.
  • Der ikke må forskelsbehandles på grund af graviditet, alder og handicap i øvrigt.

Afslag til ansøgere, der ikke kommer til samtale

Når det er besluttet, hvem der skal til samtale, skal der sendes afslag til de øvrige ansøgere. Ansøgerne skal have det samme brev, hvor der står, hvad de overordnede kriterier er for valget af, hvem der skal til samtale.

I brevet om afslag til ansøgere, der ikke kommer til samtale skal stå:
• Stillingen som (stilling) ved (tjenestested), som overskrift
• Du er desværre ikke blandt de ansøgere, der er inviteret til samtale
• Vi har modtaget x ansøgninger til stillingen, og x ansøgere er inviteret til samtale
• Ved udvælgelsen har ansættelsesudvalget lagt vægt på
• En oplistning af kriterier
• Har du nogen spørgsmål, er du velkommen til at kontakte x på telefon xx xx xx xx
• Vi takker for din interesse for stillingen
• Med venlig hilsen
• Navn
• Stilling

Der er skabeloner i emply.

 

Ansættelsessamtaler og udvælgelse

Der ringes til de ansøgere, der inviteres til samtale. Derefter sendes en skriftlig invitation.

I invitationen til samtalen skal stå:

  • Stillingen som (stillingen) ved (tjenestested), som overskrift
  • Vi vil gerne invitere dig til samtale om stillingen som x
  • Samtalen foregår den xx dato kl. y på xx
  • Vi forventer, at samtalen varer x minutter
  • Vi ser frem til at møde dig
  • Med venlig hilsen
  • Navn
  • Stilling

Der er en skabelon til brevet i emply.

Før samtalen skal det være klart, hvem der styrer samtalen og hvilke emner, det er relevant at komme ind på. Der må aldrig stilles spørgsmål om graviditet.
Der må heller ikke stilles spørgsmål til ansøgerens helbred eller konkret til sygdom for eksempel en dårlig ryg, men der skal spørges til, om der er noget der helbredsmæssigt forhindre ansøgeren i at arbejde i den stilling, som er opslået.
Det er vigtigt, at samtalen holdes i så afslappet en stemning som muligt, så ansøgeren føler sig tryg, og på den måde har de bedste forudsætninger for at vise sit potentiale.
Skal ansøgerne forberede sig på noget specielt til samtalen, kan der sendes materiale på forhånd. En anden mulighed er at ansøgerne kan forberede sig forud for samtalen, i et andet lokale inden samtalen.
Efter samtalerne vælges de ansøgere, der skal til en eventuel anden samtale. Ansættelsesudvalget skal drøfte, hvad formålet er med den anden samtalerunde, og hvad det kan være særlig relevant at komme ind på i forhold til den enkelte ansøger.

Link til interviewguide til jobinterview


Hvem skal ansættes – lederens kompetence
Hvis ansættelsesudvalget ikke er enige om, hvem der skal ansættes, har lederen ansvar for og kompetence til at beslutte.

Grænsegængere
Hvis du ansætter en medarbejder, der er bosiddende i udlandet, skal du være opmærksom på nogle særlige forhold. Læs mere her.

Referencer og straffeattester

For at sikre, at det er den rigtige person, der ansættes skal der tages reference og hvis det er relevant indhentes straffeattest

Husk at tage referencer, inden stillingen tilbydes. Som hovedregel skal der kun tages referencer på den ansøger, som man ønsker at tilbyde stillingen.

Referencetagning kan supplere ansættelsesudvalgets billede af ansøgeren. Men referencetagning er ikke nogen garanti for, at det er den rigtige medarbejder, som I ansætter.

At tage referencer kræver at ansøgeren siger ja til det – et udtrykkeligt samtykke. Spørg derfor altid om det er i orden at tage en reference. Referencen skal tages af den leder, der har kompetencen til at ansætte.
At tage referencer er omfattet af reglerne om notatpligt. Det betyder, at den leder, der tager referencen, har pligt til at skrive de oplysninger ned, som vedkommende får, og at den, der giver referencen, ved, at oplysningerne bliver skrevet ned.

Lederen må kun stilles spørgsmål, der har betydning for ansøgerens evne til at varetage den aktuelle stilling.

Link: Skema til referencetagning

En arbejdsgiver må som udgangspunkt ikke videregive oplysninger om rent private forhold, herunder racemæssig eller etniske baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold, helbredsmæssige og seksuelle forhold, strafbare forhold, væsentlige sociale problemer, familiestridigheder, og misbrug.
Derfor må man ved indhentelse af reference heller ikke spørge til disse forhold. Hvis man som leder ønsker at spørge hertil, skal man først kontakte en personalekonsulent i ØS.
Hvis referencen er til ugunst for ansøgeren, har ansøgeren ret til at kommentere oplysningerne, inden der træffes en endelig afgørelse om, hvem der skal ansættes. Lederen indkalder ansøgeren til et møde, og lederen har pligt til at notere, de bemærkninger ansøgeren har til referencen

Straffeattester
Obs: hvornår skal der indhentes straffeattester?

Der er tre typer af straffeattester:
1. Den private straffeattest
2. Attesten til politi og offentlige myndigheder (den udvidede straffeattest)
3. Børneattest ("pædofiliattest")

Du kan læse om de 3 forskellige former for straffeattester her.

Ved alle ansættelser, hvor medarbejderen har eller har mulighed for at få direkte kontakt med børn under 15 år, skal kommunen indhente den udvidede straffeattest og børneattest. Kravet gælder også for frivillige, studerende og samboende til dagplejere.
Attester skal kun indhentes, hvis personen har en fast tilknytning til arbejdspladsen. Du kan læse mere om børneattester, og hvornår de skal indhentes, her.

Straffeattester derudover indhentes efter en konkret vurdering.
Den private straffeattest kan ansøger selv skaffe, mens de to andre skal bestilles digitalt af lederen via nem-ID. Ansøgeren skal digitalt give samtykke til, at attesterne indhentes.
• Log ind med din medarbejdersignatur/NemID Erhverv
• Angiv årsag til bestilling af attesten
• Vælg om der skal bestilles en attest på en eller flere personer
• Angiv person(er), attesten bestilles på (navn og personnummer)
• Ved én person: Angiv personnummer og navn i de to felter
• Ved flere personer: Der kan bestilles offentlige straffeattester på op til 50 personer ad gangen. Der skal angives ét personnummer og navn i hver linje i boksen. Det er muligt at kopiere oplysningerne ind fra et dokument i f.eks. Microsoft Excel eller Word.
• Angiv kontaktoplysninger og evt. rekvirent
• Underskriv med din medarbejdersignatur/NemID Erhverv
• Bestillingen sendes til politiet
• Udskriv evt. kvittering
• Der sendes anmodning om samtykke til den/de angivne person(er)
• Attesten bliver sendt til myndighedens digitale postkasse

Her er link til bestilling af attester. (Link virker ikke)

Ansatte med kontakt til børn kan først begynde i den nye stilling, når der er modtaget en tilfredsstillende udvidet straffeattest og børneattest.
Lederen må kun indhente attester på den ansøger, arbejdspladsen ønsker at ansætte. Lederen vurderer også, om attesterne giver anledning til at revurdere tilbuddet om ansættelse.
Er attesterne tilfredsstillende, laver lederen et notat om, at de er indhentet og ikke har givet anledning til bemærkninger. Hvis straffeattesterne er til ugunst for ansøgeren, har ansøgeren ret til at kommentere oplysningerne, inden der træffes en endelig afgørelse om, om ansøgeren skal ansættes. Lederen indkalder ansøgeren til et møde og skal notere de bemærkninger, som ansøgeren har.
Efter attesterne er behandlet, laver lederen et notat på personalesagen om, at attesterne er indhentet og var tilfredsstillende. Derefter skal attesterne makuleres.

 

Begrundede afslag

De ansøgere, der har været til samtale, men som ikke får stillingen, har krav på en individuel begrundelse.
Det kan anbefales, at afslaget og begrundelsen bliver givet telefonisk, fordi det giver den enkelte ansøger mulighed for at stille spørgsmål til grunden til, at vedkommende ikke fik stillingen.
Bliver afslag og begrundelse givet telefonisk, skal der bagefter sendes et skriftligt afslag, hvor der henvises til den begrundelse, der er givet på telefonen.

I afslaget til ansøgere, der har været til samtale skal stå:

  • Stillingen som (stilling) ved (tjenestested), som overskrift
  • Jeg beklager at orientere dig om, at stillingen er besat med en anden ansøger
  • Som begrundelse for afslaget henviser jeg til vores telefonsamtale den xx dato
  • Jeg takker dig endnu engang for din interesse for stillingen og ønsker dig held og lykke fremover
  • Med venlig hilsen
  • Navn
  • Stilling

Der er en skabelon til afslag i emply.

Hvis afslaget kun gives i et brev, skal brevet give en individuel begrundelse for afslaget.

Fastsættelse af løn og ansættelse

Lønnen fastsættes efter den gældende overenskomst og eventuelt forhåndsaftaler.
Ønsker arbejdspladsen at give et tillæg udover grundlønnen, kræver det en aftale med den forhandlingsberettigede organisation. Indplacering på grundløn kræver ikke forhandling, fordi indplaceringen allerede fremgår af overenskomsten.

Ansættelse
Der skal gives meddelelse om alle nyansættelser til lønadministration ved at indberette ansættelsen i Rollebaseret indgang. Indberetningen skal så hurtigt som muligt dog senest 14 dage før tiltrædelsestidspunktet.
På baggrund af oplysningerne om ansættelsen og lønindplaceringen, skriver lønadministrationen et ansættelsesbrev til den nye medarbejder og medarbejderen har 8 dage til at komme med indsigelser, hvis der er noget medarbejderen ikke er enig i. Efter de 8 dage er vilkårene i ansættelsesbrevet endelige. Lønadministrationen opretter samtidig den nye medarbejder i lønsystemet.
For at lønadministrationen kan nå at lave et ansættelsesbrev til medarbejderen til rette tid, skal ansættelsesblanket og forhandlerskema være modtaget i lønadministrationen senest 14 dage inden den nye medarbejder begynder arbejdet.

Blanketter
Find de blanketter du har brug for til at ansætte en medarbejder under Løn og Personale/Løn/ Blanketter og skemaer/ Ansættelsesblanketter og Forhandlerskema.

Prøvetid og opfølgningssamtaler

Det er vigtigt, at leder følger op på, hvordan nyansatte medarbejdere fungerer i stillingen inden for de første måneder og om der eventuelt er noget der skal justeres.

Medarbejdere i Albertslund Kommune bliver som udgangspunkt ansat med tre måneders prøvetid efter de gældende overenskomster og funktionærlovens regler.

I prøvetiden har lederen og den nye medarbejder mulighed for at afgøre, om stillingen reelt passer til medarbejderens faglige og personlige kompetencer og forventningerne til stillingen. Hvis en af jer, mod forventning finder jer ud af, at ansættelsen ikke fungerer, kan begge parter opsige ansættelsesforholdet med et opsigelsesvarsel på 14 dage.

Inden opsigelsen kan træde i kraft, skal der laves en partshøring, hvor medarbejderen har 14 dage til at kommentere begrundelsen for den påtænkte opsigelse. For at opsige medarbejderen i prøvetiden betyder det, at opsigelsen skal sættes i gang senest en måned før prøvetidens udløb.

Lederen skal holde en samtaler med den nye medarbejdere senest 1 1/2 måned efter ansættelsen. Formålet er at drøfte om gensidige krav og forventninger er blevet indfriet, og om der er noget der skal justeres. Det er en god idé, at lægge samtalen i kalenderen allerede, når medarbejderen starter.

For at få tilstrækkeligt udbytte af samtalen, er det vigtigt, at både leder og medarbejder har forberedt sig til samtalen. Den del af skemaet, som medarbejderen skal svare på, skal gives i kopi til medarbejderen et par dage før samtalen.

Link: Skema til opfølgningssamtale

Konsulentbistand fra Økonomi & Stab

Økonomi & Stab tilbyder begrænset konsulentbistand til rekruttering af afdelingschefer/ledere på niveau 3 og 4 og på fagområder, hvor det kan være vanskeligt at rekruttere (kommunaldirektørniveauet er niveau 1 og forvaltningsdirektørerne er niveau 2). Typisk vil hjælpen være formidling til rekrutteringsbureau.

Ved rekruttering af afdelingschefer på niveau-3-ledere anbefales det, at der gennemføres en personlighedstest som en del af ansættelsesprocessen.