Retningslinjer for personale

Retningslinjerne for personale bestemmer, hvad der skal gælde i bestemte situationer; både hvad lederen skal og hvad medarbejderne derfor kan regne med sker, samt hvad medarbejderne må og ikke må i bestemte situationer


Introduktion af nye medarbejdere

Nye medarbejder skal føle sig velkomne i Albertslund Kommune. Det er ledelsens ansvar, at nyansatte introduceres til arbejdspladsen og til den konkrete arbejdsfunktion straks efter ansættelsen.

Introduktionen skal ud over jobbeskrivelsen give et indtryk af de krav og forventninger, der er knyttet til stillingen, og der skal orienteres om kommunens organisationsplan og samarbejdsforhold.

Prøvetid

I prøvetiden skal lederen vurdere den nyansattes mulighed for at udfylde stillingen også på længere sigt.

Kompetenceudvikling

Den viden medarbejderen har, skal vedligeholdes og udvikles, mens man er ansat i Albertslund Kommune, og ofte er det også nødvendigt, at man omstiller sig til nye opgaver. Det skal undgås, at medarbejdere i Albertslund Kommune ender i en blindgyde, der hæmmer fagligt og personligt.

Det er kommunens pligt at skabe betingelser for, at medarbejdere kan ændre sig med sit job. Efter- og videreuddannelse er det vigtigste supplement til den ekspertice, jobbet i sig selv giver, men det forventes også, at medarbejdere selv gør, hvad man kan for at udnytte mulighederne.

Albertslund Kommune lægger vægt på, at medarbejdere ved jobrotation kan søge inspiration andre steder, både hvor opgaverne løses helt tilsvarende, og hvor de måske løses på den helt anden måde. Under normale omstændigheder vil Albertslund Kommune også imødekomme en medarbejders ønske om at skifte arbejdsområde.

PULS værktøj

PULS værktøjet er et fælles koncept som alle skal bruge. PULS-samtalerne afholdes en gang årligt med hver medarbejder.

Der skal udarbejdes en plan for medarbejderens kompetenceudvikling det følgende år. Denne plan indskrives i skemaet "udviklingsplan" som sidder sidst i værktøjet.

Udviklingsplanen mm gemmes i Acadre i en "Udviklingssag" - hvis man ikke har adgang til Acadre, gemmes sagen et aflåst sted hos lederen.

Journalnummer i Acadre er: 81.04.02G01. Husk at ændre adgangskoden til CH for chef - sagen gemmes så længe medarbejderen er ansat.

PULS værktøjet 

Husk at vælge "Followyou - pjecer" når du skal udskrive hele konceptet.

Hvis du ikke har en printer, der kan udskrive på A3, skal du:

- åbne dokumentet helt almindeligt
- vælge "Albertslund" menuen
- vælge "almindelig sideopsætning"
- tryk "OK"
- vælge "filer" og "udskrivning"
- under "Indstillinger" vælges "udskriv på begge sider – vend sider om den lange side"
- klik på "gem ikke" når du lukker dokumentet.

 

 

LULS-værktøj

LULS-værktøjet er et fælles koncept til lederudviklingssamtaler, som skal bruges i forbindelse med alle LULS-samtaler

 

Der gennemføres LULS-samtaler med alle ledere en gang årligt. På baggrund af samtalen udarbejdes en udviklingsplan for den enkelte leder. Planen indskrives i skemaet "Udviklingsplan" som er en del af værktøjet.

Udviklingsplanen gemmes i Acadre i en "Udviklingssag" – hvis man ikke har adgang til Acadre, gemmes sagen et aflåst sted hos lederens leder.

Til udviklingssamtaler med ledere med personaleansvar - uanset ledelsesniveau - skal følgende værktøjer bruges:

 

LULS-værktøj


Økonomi og Stab samler op på tendenser og mønstre i de afholdte LULS en gang om året. På den baggrund udarbejdes en orienterings sag til Chefforum, der fokuserer på ledelsesorganisationens styrker og udviklingsområder.

IT-sikkerhed

Det er kun tilladt at have adgang til og behandle data og informationer i overensstemmelse med Albertslund Kommunes interesser og under hensyn til den til enhver tid gældende lovgivning og god dataforvaltningsskik. Se It-sikkerhedspolitikken.

I overensstemmelse med lovgivningen har den enkelte medarbejder kun adgang til personhenførbare data og informationer, der er relevante for de arbejdsmæssige opgaver, som medarbejderen har.

For at beskytte data og informationer mod tab og for at sikre borgerne den størst mulige retssikkerhed skal alle medarbejdere følge de vedtagne procedurer og retningslinjer for god databehandlingsskik.

Sygefravær

Opfølgning på sygefravær sker i en tæt og tidlig dialog i den nære relation mellem medarbejderen og den nærmeste leder.

Tæt og tidlig dialog styrker medarbejderens muligheder for at komme hurtigere tilbage til sin arbejdsplads og mindsker dermed også risikoen for udstødning fra arbejdsmarkedet.

Efter lovgivningen skal der holdes en sygeopfølgningessamtale senest 4 uger efter at en medarbejder har meldt sig syg, og der skal derudover følges op efter behov. Hvis medarbejderen er i en opsagt stilling og fratræder inden 8 uger efter den første sygedag, er der ikke pligt til at holde en samtale.

Ved mange korte fraværsperioder skal der på samme måde følges op gennem en tidlig dialog om fravær og årsager til fravær. En tidlig dialog kan måske forebygge generel mistrivsel og fravær, der kan ende i længerevarende sygefravær.

Formålet med dialogen og samtalerne er at finde ud af, om arbejdsgiveren og medarbejderen i fællesskab kan finde frem til løsninger, der kan mindske og/eller forkorte sygefraværet.

Hvis medarbejderen forventer, at der går mere end 8 uger før arbejdet kan genoptages, kan medarbejderen bede, om at der blive udarbejdet en fastholdelsesplan. Arbejdsgiveren kan dog afvise at udarbejde en fastholdelsesplan, hvis arbejdsgiveren ikke ser muligheder for at fastholde medarbejderen. I disse tilfælde skal arbejdsgiveren kontakte Juridisk Afdeling, inden ønsket om en fastholdelsesplan afvises.

Lægen skal fremover som hovedregel alene involveres i sygeopfølgning, når arbejdsgiveren og medarbejderen via en sygeopfølgningssamtale er nået frem til, at der er behov for en at afdække funktionsmuligheder/funktionsbegrænsninger eller for at dokumentere fraværet.

Der er to lægeerklæringer, der kan indhentes fra lægen:
• Mulighedserklæringer
• Friattest

Mulighedserklæringen kan f.eks. bruges hvis lederen og medarbejderen efter en dialog er i tvivl om, hvilke hensyn der skal tages til medarbejderens helbred, for at medarbejderen kan vende tilbage i arbejde; det kan være på hel eller deltid enten til sædvanlige opgaver eller til tilpassede opgaver. Mulighedserklæringen handler om funktionsbegrænsninger og dermed også om funktionsmuligheder i forhold til arbejdet; lederen har ikke krav på at få oplyst, hvad medarbejderen fejler.

Mulighedserklæringen skal i første omgang udfyldes af lederen og medarbejderen i fællesskab. Medarbejderen skal derefter aflevere erklæringen til sin læge, som vurderer funktionsbegrænsninger og dermed funktionsmuligheder.

Medarbejderen har pligt til at deltage i en samtale om mulighedserklæringen på arbejdspladsen – eller i telefonen, hvis sygdommen forhindrer andet. Hvis medarbejderen nægter at deltage i en samtale om en mulighedserklæring, mister medarbejderen retten til sygedagpenge, og en nægtelse af at deltage kan dermed også få ansættelsesretlige konsekvenser.

En mulighedserklæring kan eksempelvis benyttes i følgende situationer:

  • Længerevarende sygefravær pga. stress
  • Længerevarende sygefravær på grund af rygproblemer eller andre problemer relateret til bevægeapperatet
  • Længerevarende sygefrævær pga. hospitalsindlæggelser og operation
  • Fravær i forbindelse med graviditet
  • Fortsat sygefravær efter tidligere mulighedserklæringer
  • Hyppigt sygefravær med rod i helbredsproblemer
  • Hyppigt sygefravær med uklar årsag

Friattesten kan arbejdsgiveren bede om, for at kræve lægelig dokumentation for, at medarbejderens fravær skyldes sygdom. Friattesten udarbejdes på lægens papir.

En friattest til dokumentation af sygdom for lovligt forfald kan eksempelvis benyttes i følgende situationer:

  • Den sygemeldte medarbejder ønsker ikke at deltage i en samtale med arbejdsgiver
  • Sygemelding i opsigelsesperioden
  • Sygemelding i ferie
  • Afskedigelsessituation
  • Længerevarende sygdom som opfølgning på en mulighedserklæring.

Tro og loveerklæringer indhentes af KMD efter 14 dage.

Varighedserklæringer kan også indhentes, i tilfælde af at der er brug for at få en lægelig vurdering af, hvor lang tid sygdommen skønnes at vare.

Risikostyring

Albertslund Kommune forventer, at alle medarbejdere gør opmærksom på handlinger eller indretninger, der indebærer en klar risiko for skader og arbejdsskader.

Albertslund Kommune forventer også, at alle, der har forslag til at formindske eller fjerne en risiko, bringer forslaget frem.

Seniorsamtaler

KommuneMED har på sit møde den 13. maj 2009 besluttet, at tidspunktet for fra hvilken alder, der skal holdes seniorsamtaler drøftes lokalt.

Med udgangspunkt i den lokale drøftelse skal lederen en gang om året holde en samtale med seniormedarbejderen om ønsker og forventninger til den sidste del af arbejdslivet. Samtalen skal på en respektfuld måde afklare, hvad medarbejderen har behov for, og om der eventuelt er særlige ønsker, der kan opfyldes.

Det kan for eksempel være ønsker til fortsat udvikling i jobbet og efteruddannelse, ønsker til udvikling i retning af et mindre krævende jobindhold, eller måske blot en lidt større fleksibilitet i dagligdagen.

Det kan som supplement hertil også ske ved samtaler med hele personalegruppen om, hvordan arbejdsglæde kan styrkes generelt, også i forhold til fastholdelse af velkvalificerede ældre kolleger.

Som støtte for lederens seniorpolitiske overvejelser er der et personalepolitisk værktøj om seniorer, som handler om en række muligheder, der kan overvejes i forhold til seniorer, afhængig af ønsker og behov og hvad der konkret er muligt på den enkelte arbejdsplads.

Værktøjet er eksempler på elementer, der kan bruges, når der gensidigt er interesse for det, arbejdsplads og seniormedarbejder imellem.

Senioraftaler

Rammeaftalen om seniorpolitik giver muligheder for at indgå senioraftaler. Se Lederhåndbogen om, hvem der har kompetencen til at indgå senioraftaler.

Omdrejningspunktet for at lave senioraftaler i Albertslund Kommune er, at der er en gensidig interesse i at leve en senioraftale, mellem arbejdspladsen og den enkelte seniormedarbejder.

Seniorstillinger, kan være en mulighed for eksempel:

  • for at fastholde en medarbejder med en helt særlig viden og kompetence inden for et fagområde, hvor det kan være meget vanskeligt at rekruttere medarbejdere med tilsvarende kvalifikationer
  • for at sikre kontinuiteten på arbejdspladsen, i en periode hvor der er mange nye medarbejdere og det derfor bliver af afgørende betydning for driften at kunne fastholde en ældre medarbejder
  • for at sikre overlevering af viden fra seniormedarbejderen til dennes efterfølger inden for områder, hvor overleveringen meget vanskeligt lader sig gøre på anden vis
  • • for at fastholde medarbejdere, hvor det inden for den pågældende faggruppe generelt er meget vanskeligt at rekruttere ny arbejdskraft
  • Generationsskifteaftaler, kan være en mulighed for eksempel:
  • for at sikre fastholdelse af en helt særlig viden eller kompetence inden for et fagområde, eventuelt i forbindelse med en strukturændring
  • for at sikre kontinuitet på arbejdspladsen i forbindelse med rekruttering af ny chef eller leder, hvor kontinuiteten meget vanskeligt kan sikres på anden vis

Fratrædelsesaftaler, kan være en mulighed for eksempel:

  • I forbindelse med aftale om fratræden på et nærmere aftalt tidspunkt frem i tiden
  • For at fastholde medarbejderens helt særlige viden og kompetence indtil aftalt fratræden
  • For at kunne tilrettelægge rekrutteringen af en efterfølger og derved sikre størst mulig kontinuitet, hvor kontinuiteten meget vanskeligt kan sikres på anden vis
  • For at sikre kontinuiteten på arbejdspladsen, i en periode hvor der er mange nye medarbejdere, og det derfor bliver af afgørende betydning for driften at kunne fastholde en ældre medarbejder
  • For at sikre overlevering af viden fra seniormedarbejderen til dennes efterfølger inden for områder, hvor overleveringen meget vanskeligt lader sig gøre på anden vis
  • For at fastholde medarbejdere, når det indenfor den pågældende faggruppe generelt er meget vanskeligt at rekruttere ny arbejdskraft
  • I forbindelse med aftale om fratræden i en situation med arbejdsmangel
  • Hvor seniormedarbejderens viden og kompetencer efter omstændighederne kan undværes, og hvor der derfor består en gensidig interesse i en frivillig fratræden

Kompetencen til at indgå aftaler inden for Rammeaftalen om seniorpolitik ligger hos Juridisk afdeling i samarbejde med fagforvaltning, hvor udgiften kan afholdes indenfor den enkelte lønsum.

Hvor udgiften ikke kan afholdes inden for den enkelte lønsum, samt ved aftaler for chefer og mellemledere og ved generationsskifteaftaler ligger kompetencen i Kommunalbestyrelsen/ Økonomiudvalget.

Afskedigelse

Afskedigelse kan under normale omstændigheder først komme på tale, hvis det viser sig, at forsøg på at rette op på et utilfredsstillende forhold ikke lykkes.

Lederen skal derfor påpege overfor medarbejderen, hvis der er forhold omkring arbejdet der ikke er tilfredsstillende, når de konstateres; og lederen skal derefter gøre, hvad der er nødvendigt for at fastholde medarbejderen, eksempelvis ved nødvendig kompetenceudvikling eller forflyttelse.

Alkohol


Må medarbejdere drikke alkohol i arbejdstiden eller være påvirket af euforiserende stoffer?

Nej:

  • Det er ikke tilladt at drikke alkohol i arbejdstiden og det er ikke tilladt at være påvirket af alkohol eller euforiserende stoffer i arbejdstiden

Ja:

  • Det er tilladt at drikke alkohol i arbejdstiden, hvis forvaltningsdirektøren har godkendt det, eller
  • Hvis forvaltningsdirektøren har givet en leder med personaleansvar ret til at godkende, at der drikkes alkohol ved særlige arrangementer.

Ud fra en konkret vurdering kan det få ansættelsesretlige konsekvenser, hvis reglerne ikke bliver fulgt.

Det er lederen, der har kompetencen til at bevilge eventuel tjenestefrihed til at deltage i behandling i arbejdstiden.

Der kan ydes lån til udgifter til behandling. Det kræver borgmesterens godkendelse.

Reglerne om alkohol og påvirkning af euforiserende stoffer handler om:

  • At alkoholmisbrug og misbrug af euforiserende stoffer altid påvirker medarbejderens sundhed og trivsel, familielivet og arbejdspladsens effektivitet. Derfor er der behov for en forebyggende indsats på arbejdspladsen, dels af hensyn til den enkelte medarbejder, dels af hensyn til arbejdspladsens effektivitet.
  • At formålet med retningslinjer om alkohol og euforiserende stoffer er at skabe fælles holdninger hos medarbejdere og ledelse om en fornuftig håndtering af alkoholproblemer og problemer med euforiserende stoffer. En aktiv forholden sig til alkohol og euforiserende stoffer er et fælles ansvar og giver mulighed for at tage hånd om problemerne på et tidligt tidspunkt.
  • At åbenhed og tillid er vigtige elementer for, at en misbrugssituation ikke udvikler sig til et uløseligt problem. Det bør derfor være naturligt for ledere og medarbejdere at være opmærksomme på og reagere på misbrug af alkohol og euforiserende stoffer.

Rygning

Må der ryges i kommunens lokaler, på kommunens områder eller i kommunens køretøjer:

Nej:

  • Hverken ansatte eller borgere og andre der besøger eller bruger kommunens lokaler, kommunens områder eller kommunens køretøjer må ryge i lokalerne, på områderne eller i køretøjerne
  • Det gælder også, når en ansat er i en borgers private hjem
  • På skoler og i daginstitutioner er der en særlig lovgivning

Ja:

  • Udendørs, der hvor lederen anviser det
  • Ved terapeutisk behandling og lignende af særlige grupper af borgere, hvis der gives dispensation til, at rygning i et behandlingsøjemed kan tåles. Det relevante medudvalg udarbejder særlige retningslinjer om det

Medarbejdere, der arbejder i private hjem kan blive udsat for passiv rygning. Det relevante MEDudvalg er ansvarlig for at udarbejde retningslinjer for området og at medarbejderne får besked om det. Retningslinjerne skal som minimum henstille til borgerne, at de ikke ryger, mens den ansatte er i hjemmet.

Rygning giver ikke ret til flere pauser og rygning udendørs skal indpasses i det daglige arbejde og kun når det ikke er til gene for det daglige arbejde. Lederen afklarer eventuelle uoverensstemmelser i den forbindelse.

Reglerne om rygning handler om:

  • At sikre et røgfrit miljø for at undgå ulemper og ubehag ved passiv rygning
  • At sende et positivt signal om ikke at ryge og vise hensyn og virke som rollemodeller for borgere, herunder børn og unge

Rygepolitik

Kortbilag om rygeforbud på rådhusets matrikel

Rygepolitikken gælder også for e-cigaretter
KommuneMED har på mødet, den 21. maj 2013 besluttet at rygepolitikken også omfatter brugen af e-cigaretter. Det betyder, at rygere der bruger e-cigaretter også skal følge reglerne i rygepolitikken.

Notat til KommuneMED om e-cigaretter

 

Gaver

Må ansatte og institutioner modtage gaver og rejser mv.?

Ja, for eksempel:

  • Helt værdiløse gaver og tjenester fra leverandører, firmaer mv., ex. Kuglepenne, reklamefinansierede bæreposer mv.
  • Beskedne gaver fra forældre og brugere og borgere, ex. En flaske vin, en æske chokolade, når det er enkeltstående tilfælde
  • Deltage i arrangementer, messer, kurser om produkter der bliver brugt i den løbende opgaveløsning, ex. ITsystemer, rengøringsartikler, måleudstyr og større maskiner
  • Arbejdsfrokoster ved møder, kurser og lignende hos rådgivere, leverandører mv.

Nej, for eksempel:

  • Firmabetalte arrangementer (leverandører mv.) ex. Firmarejser, fodboldkampe, teaterforestillinger, havnerundfarter og middage.
  • Sponsorater, medmindre det følger af eksisterende politikker eller politiske beslutninger at man kan
  • Gaver og tjenester fra leverandører og firmaer ex. Vin, chokolade mv.
  • Penge eller arv fra borgere, beboere eller deres pårørende

Reglerne om at modtage gaver handler om:

  • Troværdighed, habilitet og etik
  • Der må ikke kunne stilles spørgsmål ved beslutninger og afgørelser på grund af gaver
  • Samspillet mellem den ansatte og AK og den enkelte borger og samarbejdspartner må ikke påvirkes af, at den ansatte modtager gaver, rejser mv.
  • Er den ansatte i tvivl skal den nærmeste leder træffe en beslutning

Ud fra en konkret vurdering kan det få ansættelsesretlige følger, hvis reglerne ikke bliver fulgt.