Sygefravær

Når en medarbejder bliver syg


Sygdom - lovligt forfald

Sygdom er lovligt forfald. Det betyder, at en medarbejder kan få løn under sygdom, hvis medarbejderen kan dokumentere at være syg, såfremt arbejdspladsen ønsker det.

Hvornår der er tale om sygdom, og dermed lovlig forfald, ved kosmetiske operationer, kan du læse om i notatet

Sygdom i forbindelse med kosmetiske operationer

Regler for sygemelding til arbejdspladsen

Når en medarbejder bliver syg, skal vedkommende give besked til arbejdspladsen senest på det tidspunkt, hvor medarbejderen skulle være mødt, medmindre andet er aftalt på den enkelte arbejdsplads. Hvem der skal gives besked til, kommer også an på, hvad der er aftalt på arbejdspladsen. Det skal som hovedregel ske til lederen. Du skal som leder sikre dig, at retningslinjerne omkring sygemelding udleveres til alle medarbejdere.

Samtidig med sygemeldingen skal medarbejderen også oplyse, hvor længe sygefraværet skønnes at ville vare. Når medarbejderen melder sig rask skal det så vidt muligt ske dagen før, medarbejderen vender tilbage.

Læs retningslinjerne og hvad man som leder kan/må spørge om.

Læs om baggrunden her

 

Kontakt på 2-6-14 dagen

Albertslund kommune vil gerne have tæt kontakt med sygemeldte medarbejdere. Det betyder, at sygemelding skal ske til lederen medmindre der er lavet en lokal fremgangsmåde ved sygemelding, som i så fald skal følges.

Derefter skal lederen have telefonisk kontakt med sygemeldte på 2. 6. og 14. dagen. Formålet med opringningerne er kontakt under sygefraværet, omsorg og samtidig:

  • 2. dagen: at tage en snak om, hvor længe sygefraværet ventes at vare, og drøfte eventuelle opgaver og møder, der skal aflyses eller videregives under fraværet.
  • 6. dagen: at følge op på opgaver og spørge ind til eventuelle forhold på arbejdspladsen, som har betydning for sygefraværet
  • 14. dagen: at vurdere det videre forløb og, hvis det er relevant, indkalde til en sygefraværssamtale

Der er skabeloner for kontakten på 2-6-14 dagen , hvor der skal skrives noter.

Sygefraværssamtaler

En sygefraværssamtale er en fortrolig samtale mellem lederen og medarbejderen om sygefraværet

Hvad er en sygefraværssamtale, og hvordan holder man en god sygefraværssamtale:

En sygefraværssamtale er en fortrolig samtale mellem lederen og medarbejderen om sygefraværet. Der er forskellige sygefraværssamtaler:

  1. Medarbejderen har været syg i 3 perioder eller flere inden for de sidste 6 måneder
  2. Medarbejderen har været syg i 15 dage eller flere inden for de sidste 12 måneder
  3. Ved længerevarende sygefravær

Der er i sygedagpengeloven krav om, at lederen skal afholde en sygefraværssamtale senest fire uger efter medarbejderens første sygedag ved længere varende sygefravær.

Indkaldelse til sygefraværssamtale

En invitation og indkaldelse til sygefraværssamtale skal ske skriftligt og være med et rimeligt varsel over for medarbejderen, for eksempel nogle dage.

Du kan finde en skabelon til brevet her.

5 gode råd til lederen til afholdelse af sygefraværssamtaler

  1. Planlæg tid og sted, så der er afsat tilstrækkelig tid til samtalen, og at der er ro omkring mødet. Sluk mobiltelefonen!
  2. Overvej grundigt, hvad du ønsker at få ud af samtalen
  3. Hav relevant dokumentation klar. Det kan være oversigt over sygefraværets sammensætning, referat fra tidligere møder, mulighedserklæring eller andet relevant
  4. Brug en af skabelonerne for afholdelse af sygefraværssamtaler, - her er hjælp til at ’komme hele vejen rundt’
  5. Skriv referat af samtalen ind i skabelonen og sørg for medarbejderens underskrift eller godkendelse via mail

Du kan læse mere om, hvordan du som leder afholder en god sygefraværssamtale her

Her kan du finde link til skabeloner for afholdelse af sygefraværssamtaler: 

Sygefraværssamtale - de første samtaler

Sygefraværssamtale - flere samtaler

 

 

Registrering i fraværssystemet

Registreringen i fraværssystemet et meget vigtig. Det er den enkelte leders ansvar. Registreringen betyder noget bl.a. i forhold til:

•Et generelt overblik over omfanget af sygefraværet
•Muligheden for at få dagpenge fra den kommune, medarbejderen bor i
•Som grundlag for en sygefraværssamtale
•Som grundlag for en eventuel afskedigelse på grund af den måde, sygdommen virker på driften på
•Som grundlag for statistik
•Som et barometer for trivslen og som grundlag for at lave en målrettet indsats

Lægelig dokumentation for sygdom

Lægelig dokumentation for sygdom indhentes efter lederens vurdering. Ved længere fravær anbefales dog at indhente dokumentation.

Der findes to former for lægelig dokumentation: en mulighedserklæring og en friattest.

Mulighedserklæringen anvendes i de tilfælde, hvor en medarbejder er sygemeldt (eller har gentagne sygemeldinger), og der er tvivl om hvilke hensyn, der skal tages, for at medarbejderen kan starte op igen, evt. på deltid. Erklæringen giver lederen mulighed for at få oplyst, om medarbejderens sygdom medfører funktionsnedsættelser i forhold til arbejdet, og hvilke skånehensyn, der kan være nødvendige i en periode.

Mulighedserklæringen skal i første omgang udfyldes af lederen og medarbejderen i fællesskab. Lederen indkalder medarbejderen til et møde,eventuelt med bisidder, og kan medarbejderen ikke møde op grundet sygdommen, udfyldes erklæringen pr. telefon.

Medarbejderen skal derefter aflevere erklæringen til sin læge, som vurderer, om det er muligt for medarbejderen at genoptage arbejdet helt eller delvist, eventuelt med ændrede opgaver.

Bemærk, at medarbejderen har pligt til at medvirke til udfyldelsen af en mulighedserklæring.

Du kan finde mulighedserklæringen og en vejledning om udfyldelse af erklæringen på Arbejdsmarkedsstyrelsens hjemmeside.

En friattest anvendes i de tilfælde, hvor lederen udelukkende har brug for dokumentation for, at medarbejderen er syg og/eller information om varigheden heraf. Det kan være i forbindelse med sygdom i en opsigelsesperiode, ved manglende samarbejde i forhold til at få udfyldt en mulighedserklæring eller som opfølgning på en tidligere mulighedserklæring.

Du skriver til medarbejderen og beder om en friattest samt oplyser en frist for, hvornår den skal afleveres. Arbejdspladsens EAN-nr. skal fremgå af brevet. Det er hensigtsmæssigt at sende brevet med en afleveringsattest, så du kan dokumentere, at brevet er kommet frem til medarbejderen.

EAN-numre findes på intranettet under elektronisk fakturering.

Ansatte der er indlagt på hospital, skal ikke selv sende en lægeerklæring, men bede hospitalet om at sende dokumentation for indlæggelsen og udskrivning til arbejdspladsen.

Fastholdelsesplan

I henhold til sygedagpengeloven kan en sygemeldt medarbejder anmode om at få udarbejdet en fastholdelsesplan, hvis medarbejderen ikke forventes at vende tilbage til arbejdet inden otte uger efter første sygedag. Planen udarbejdes af lederen og medarbejderen i fællesskab. Lederen kan afslå at der udarbejdes en fastholdelsesplan, hvis det ikke vurderes relevant. Lederne bedes drøfte sagen med en personalekonsulent fra Økonomi og Stab, hvis han/hun ikke ønsker, at der udarbejdes en fastholdelsesplan.

Formålet med en fastholdelsesplan er at få medarbejderen hurtigst muligt tilbage i arbejde – helt eller delvist, så han eller hun ikke mister tilknytningen til kollegaer, arbejdsopgaver og i sidste ende måske mister kontakten med arbejdsmarkedet. Samtidig giver en fastholdelsesplan medarbejder og leder mulighed for at afstemme forventninger om tilbagevenden til arbejdet.

Fastholdelsesplanen kan laves samtidig med afholdelse af en sygefraværssamtale. Tit vil det være en fordel, hvis der på forhånd er indhentet en mulighedserklæring fra lægen

Fastholdelsesplanen kan for eksempel indeholde aftaler om følgende:

  • plan om gradvis tilbagevenden til arbejdet
  • ændrede arbejdsopgaver i en periode
  • brug af nogle af de tilbud, som jobcentret har

Bopælskommunens fastholdelseskonsulenter kan hjælpe med redskaber til fastholdelse og udarbejdelse af fastholdelsesplan

Du kan læse mere om fastholdelsesplanen her.

 

Løn eller dagpenge under sygdom

Medarbejdere på månedsløn får løn under sygdom. Arbejdspladsen får i stedet de sygedagpenge, som medarbejderen har ret til fra sin bopælskommune (sygedagpengerefusion).

For at arbejdspladsen kan få dagpenge fra den ansattes hjemkommune, skal sygefravær registreres i fraværssystemet med det samme, når medarbejderen melder sig syg. Det er lige så vigtigt at registrere, når medarbejderen ikke er syg længere.

Arbejdspladsen har ret til refusion, når medarbejderen:

•har været i arbejde mindst 120 timer i de sidste 13 uger
•har ret til arbejdsløshedsdagpenge
•netop har afsluttet en erhvervsmæssig uddannelse på mindst 18 måneder
•er elev i lønnet praktik i en anerkendt uddannelse

Man kan ikke få refusion for de første 30 dage, medarbejderen er syg.

Arbejdspladsen har ret til dagpenge fra den 1. fraværsdag, når:

•en ny medarbejder bliver syg inden for de første 8 uger efter at være ansat, når vedkommende tidligere har været tilknyttet arbejdsmarkedet
•en medarbejder er i fleksjob
•en medarbejder har en godkendt § 56 aftale, se næste afsnit
•en medarbejder har graviditetsgener
•en medarbejder er delvist raskmeldt efter længere tids sygdom

Kommunens lønadministration indhenter sygedagpengerefusion ud fra de oplysninger, som arbejdspladsen har indberettet i lønsystemet. Indberettes fraværet for sent, kan det koste sygedagpenge i en periode.

Medarbejderens pligter under sygdom
En sygemeldt medarbejder har pligter overfor både arbejdspladsen og hjemkommunen. Medarbejderen skal:

• melde sig syg til arbejdsgiveren.

• være fuld uarbejdsdygtig på grund af sygdom.(Ellers skal vedkommende arbejde delvist.)

• underskrive de fremsendte dagpengeskemaer.

• medvirke ved bopælskommunens opfølgning.

• følge lægens anvisninger. (I nogle tilfælde kan man afvise en bestemt behandling uden at miste sin ret til sygedagpenge.)

• medvirke til at blive rask.

• medvirke til, at arbejdsgiveren kan få dagpengerefusion.

Overholder en medarbejder ikke sine pligter overfor hjemkommunen, vil arbejdspladsen få et brev om, at hjemkommunen påtænker at stoppe refusionen.

Arbejdspladsen kan få ret til at modregne de penge, som den mister i manglende refusion, i den ansattes løn.

Kontakt derfor en personalekonsulent i Økonomi og Stab hurtigst muligt, hvis I får et brev om mulig bortfald af sygedagpengerefusion. De vil hjælpe med enten at få genoptaget udbetaling af refusion eller sørge for adgang til at modregne tabet.

Jobafklaringsforløb

Når en medarbejder har været sygemeldt i mindst 22 uger, kan hjemkommunen beslutte, at vedkommende skal følge et særligt jobafklaringsforløb.

Den sygemeldte vil ikke længere have ret til sygedagpenge, men i stedet ressourceforløbsydelse. Ydelsen svarer til den kontanthjælp, som vedkommende ville kunne få.

Under forløbet skal den ansatte fortsat have løn under sygdom. Arbejdspladsen kan kun få refusion, svarende til ressourceforløbsydelsen, som er mindre end dagpengesatsen (dagpenge kontra kontanthjælp).

NB! Hvis en ansat overgår til et særligt forløb, og refusionen dermed ændres, får arbejdsstedet besked pr. brev. Det er VIGTIGT, at brevet sendes videre til Lønadministrationen, da de skal søge om at få refusion i den nye ydelse. Ellers kan arbejdspladsen miste refusionen.

"§ 56" aftaler
Der kan laves en § 56 aftale med en medarbejders hjemkommune, hvis der er høj risiko for, at den ansatte bliver syg mere end 10 dage på et år på grund af en langvarig eller kronisk lidelse.

En § 56 aftale kan også laves, hvis en tidligere sygemeldt medarbejder skal have ambulant behandling, for eksempel genoptræning, mindst fire timer om ugen, eller i forbindelse med fravær grundet fertilitetsbehandlinger.

Aftalen giver arbejdspladsen mulighed for at få sygedagpengerefusion fra den første dag, medarbejderen er syg, eller for de timer hvor medarbejderen for eksempel er til genoptræning.

En §56 aftale kan højst laves for 2 år ad gangen, og den dækker kun fravær på grund af den lidelse, som aftalen handler om.

Aftalen kan indgås mellem medarbejder og arbejdsgiver ved at udfylde en blanket DP211. Medarbejderen skal derefter aflevere blanketten i sin hjemkommune, som skal godkende aftalen, evt. efter indhentelse af dokumentation fra medarbejderens læge.

Når der foreligger en godkendt aftale iht. §56, skal aftalen indberettes til Lønportalen.