Huskeliste ved en medarbejders fratræden

Når en medarbejder opsiger sin stilling i Albertslund Kommune er der en række ting, som den nærmeste leder og den fratrædende medarbejder er ansvarlig for at få gjort:


 

Umiddelbart efter opsigelsen:

  • Lederen skal sørge for, at opsigelsen registreres i Rollebi via fanen "Personale og løn - Løn- og ansættelsesvilkår". Opsigelsen uploades også til personalemappen under "Personale og løn".
  • Lederen skal sørge for, at al afholdt ferie er indberettet under "Tid og Tillæg" i Rollebien inden sidste lønkørsel, så der bliver udstedt et korrekt feriekort.
  • Endelig skal lederen oplyse, hvis medarbejderen fratræder for at gå på pension/efterløn, da det har betydning for opgørelse af restferien.
  • Før fratræden skal lederen undersøge, om den ansatte har ferie/fleksibel arbejdstid til gode, og om dette skal afholdes inden fratrædelsen. Såfremt medarbejderen skal holde ferie, inden han/hun fratræder, skal det indberettes rollebien indenfor den officielle deadlines ift. løn.
  • Ved ansøgt afsked: Såfremt der ønskes afholdt en fratrædelsessamtale mellem leder og medarbejder, skal dette aftales.
  • Lederen skal sørge for, at telefonabonnement, iPad abonnement, hjemmearbejdslinjer, avisabonnementer m.v. opsiges. Såfremt medarbejdere ønsker selv at overtage telefonlinjer, bredbånd m.v. aftales dette med leder og IT-enheden.

I løbet af den sidste måned:

  • Medarbejderen skal sørge for at få ryddet op på sit kontor og overdrage evt. mapper og sager til kolleger.
  • Medarbejderen skal sørge for at få ryddet op i Acadre – lukke afsluttede sager, overdrage igangværende sager til kolleger m.v.
  • Medarbejderen sørger for, at der bliver ryddet op på I-, S- og N-drev. Evt. dokumenter/filer fra drevene, der ikke er journaliseret, kopieres over til en leder eller kollega.

Sidste arbejdsdag:

  • Medarbejderen skal sørge for at få afleveret adgangsbrikker, garderobeskabsnøgler, evt. andre nøgler, IT-udstyr, telefoner, iPad m.v.
  • Lederen er efterfølgende ansvarlig for at få afleveret adgangsbrik og nøgler til vagten på Rådhuset. IT-udstyr overdrages til ny medarbejder eller afleveres til IT.
  • Programmer, købt gennem HUP (Home Use Programme), skal afinstalleres senest den dag, medarbejderen fratræder.Det er op til den ansattes moral at huske dette. Kommunen eller Microsoft kontrollerer ikke, at det er sket.
  • USB-stik skal afleveres til afdelingen, medmindre andet er aftalt.

NB! Som oftest tilhører teknisk udstyr afdelingen og skal afleveres der. Man skal dog tjekke, om det er afdelingens eller IT-enhedens udstyr.

  • Lederen aftaler med den fratrædende medarbejder om der er behov for at give adgang til  medarbejderens indbakke/kalender efter fratræden. I givet fald tildeler den fratrædende medarbejder rettigheder til den kollega, der skal kunne se indbakke/kalender.
  • Lederen kan aftale med den fratrædende medarbejder hvorvidt der skal  tilsluttes "ikke til stede-assistent", som kan henvise til en anden medarbejder.

NB! Bliver en medarbejder bortvist, bør det også overvejes, om medarbejderens brugerkonto helt skal lukkes. Dermed kan hverken en evt. hjemmearbejdsplads eller OWA-løsning bruges. Det er dog stadig muligt at skabe adgang for andre medarbejdere til indbakke/kalender, uden at den tidligere medarbejder dermed igen får adgang.

Dagen efter sidste arbejdsdag:

  • Lederen er ansvarlig for at få nedtaget skilt og dueslag.
  • Lederen er ansvarlig for – via afdelingens IT-supportkoordinator - at få nedlagt brugeren hos IT, i Acadre og i forskellige interne IT-systemer, f.eks. KMD. Dette er vigtigt for at undgå misbrug. Dette er særligt vigtigt, hvis den fratrådte medarbejder har adgang til udbetalingssystemer –f.eks. Rollebien.

NB! Hvis der ønskes adgang til indbakke/kalender og drev efter fratrædelsesdato, skal dato for sletning af bruger sættes til fratrædelsesdag + xx dage, dog max. 30 dage.

  • Lederen er ansvarlig for at der udføres lønrevision på den fratrådte medarbejder, jf. reglerne om lønrevision.
  • Opdatér medarbejdersiden, hvis der forekommer henvisninger til den fratrådte medarbejder