Brugeradgang mv.


Det er vigtigt at fratrådte medarbejdere nedlægges i systemerne for at undgå misbrug. Dette er særligt vigtigt, hvis den fratrådte medarbejder har adgang til udbetalingssystemer – for eksempel Rollebien.

Lederen giver i god tid afdelingens IT-supportkoordinator besked om nedlæggelse af brugeren i de forskellige interne systemer. IT-supportkoordinatoren og lederen sørger herefter for følgende:

Oprydning på drev: Lederen skal i samarbejde med medarbejderen sørge for, at der ryddes op på S-, I- og N-drevene. Alt skal vidt så muligt journaliseres i Acadre. Dokumenter og filer der ikke kan journaliseres kopieres over til anden medarbejder.

Brugeradgang til Albertslund Kommunes netværk: IT-supportkoordinatoren sørger for nedlæggelse af brugeren.

Den fratrædende medarbejder gøres inaktiv af IT-enheden senest på datoen for fratræden, hvis blanket om nedlæggelse af brugeradgang er sendt rettidigt. Brugeren kan herefter ikke logge på systemet.

Lederen skal beslutte, om der ønskes fortsat adgang til medarbejderens indbakke/kalender den næste måned. Hvis der ikke er andre medarbejdere, der hidtil har haft adgang til indbakke/postkalender, skal der sendes en forespørgsel på forvaltningchefsniveau. Man kan også overveje at tilslutte "ikke til stede-assistent", som kan henvise til en anden medarbejder.

Bliver en medarbejder bortvist, bør det også overvejes, om medarbejderens brugerkonto helt skal lukkes. Dermed kan hverken en evt. hjemmearbejdsplads eller OVA-løsning bruges. Det er dog stadig muligt at skabe adgang for andre medarbejdere til indbakke/kalender, uden at den tidligere medarbejder dermed igen får adgang.

IT-kontaktpersonen sørger samtidig for at udfylde diverse formularer for at få brugeren rekvireret nedlagt i interne systemer, hos KMD mv. Forvaltningens KMD- ansvarlige kan findes under It-information -> IT-roller i Alb. Kommune.

Intranettet:

IT-kontaktpersonen giver forvaltningens "Find medarbejder nøgleperson" besked om at slette medarbejderen i "Find Medarbejder" og fjerne vedkommende fra "Hvem er vi" på forvaltningens hjemmeside. Nøglepersonen findes under på It-information -> Telefoni, fastnettelefoni -> Find medarbejder.

Acadre:

IT-kontaktpersonen sørger også for, at forvaltningens Acadre-kontaktperson får besked om at deaktivere den tidligere medarbejder som kontaktperson og nedlægge vedkommende som bruger i administrationsmodulet.

Før fratræden skal lederen sikre, at medarbejderen rydder op i eventuelle dokumenter, der ligger i Acadre som "ubehandlede" eller "under behandling". Der skal også tages stilling til, om eventuelt åbne sager skal afsluttes eller overføres til